DAF B ASSISTANT(E) DU SOUS-DIRECTEUR

Vos missions en quelques mots

L’assistant de la sous-direction assure l’appui du sous-directeur, de son adjoint et des trois chefs de bureaux

Il/elle est chargé.e d’assurer les tâches suivantes :

Organisation de l’agenda/réunion :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps du sous-directeurs, de son adjoint et des trois chefs de bureaux

• Réceptionner et filtrer les appels

• Accueil physiques des rendez-vous

• Préparation matérielle et logistique des réunions en lien avec tous les interlocuteurs d’administration centrale

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ou d’autres administrations (direction du budget, Cour des comptes, etc)

Assistance auprès du sous-directeur et des chefs de bureau :

• Suivi des parapheurs (papier/Elise)

• Suivi logistique / informatique

• Suvi du courrier

• Préparation des ordres de mission et état de frais

• Mise à jour du tableau des frais de déplacements à l’initiative de la centrale

• Suivi des commandes de fournitures et gestion des stocks

• Suivi informatique pour l’ensemble de la sous-direction

• Administration du logiciel de congés pour l’ensemble de la sous-direction / suivi de toutes les autorisations

d’absences

• Mise à jour de l’organigramme de la sous-direction

• Toutes les tâches courantes dévolues à un secrétariat et délégué par l’UGARH (suivi des demandes logistiques

des agents, commandes diverses, demande de petites réparations….)

• Maintien à jour du tableau de suivi des recrutements de la sous-direction et accueil des nouveaux arrivants en

lien avec UGARH

Missions auprès des bureaux :

• Mise en forme de documents

• Assurer le suivi des listes de diffusions (DAF B2)

• Maintenir le site Paysage à jour (DAF B2)

• Aide à l’organisation du séminaire CIF + tenue de l’accueil pendant le séminaire (DAF B2)

• Prise en charge de dossier « Dépense » en cas de pics d’activités (DAF B3)

Le ou la titulaire devra faire preuve de polyvalence et de discrétion, savoir gérer les priorités, disposer d’un sens de

l’organisation et faire preuve de rigueur et de disponibilité. Compte tenu du nombre et de la diversités de ses

interlocuteurs, l’intéressé(e) devra par ailleur présenter d’excellente qualités relationnelles.

Profil recherché

Le ou la titulaire devra faire preuve de polyvalence et de discrétion, savoir gérer les priorités, disposer d’un sens de

l’organisation et faire preuve de rigueur et de disponibilité. Compte tenu du nombre et de la diversités de ses

interlocuteurs, l’intéressé(e) devra par ailleur présenter d’excellente qualités relationnelles.

Une précédente expérience d’assistante ou l’exercice de fonction équivalentes serait appréciée.

CONNAISSANCES :

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• Principaux outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

• Connaissance des logiciels Elise, Oscare, Solon et Réponse est un plus mais n’est pas un prérequis

COMPETENCES :

Ce poste requiert :

• Une aptitude au travail en équipe et le goût des contacts

• Le sens de la réactivité et de la hiérarchisation des tâches

• Le sens de l’organisation

• Polyvalence

• Esprit d’initiative

• Discrétion

• Disponibilité

• Capacité d’adaptation

• Capacité à prioriser

• Réactivité et autonomie

• Organisation et rigueur

• Aisance relationnelle

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Langues

• Français Autonome

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Nos ministères s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs recrutements. Une cellule d’écoute peut être contactée par les candidats ou les agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement ([email protected]).

Assistante / Assistant de direction