DAF E ASSISTANT (E) DE DIRECTION

Vos missions en quelques mots

Placé(e) sous l’autorité directe du chef de service, le ou la titulaire de poste assurera l’accompagnement administratif de la direction (chef de service et 2 cheffes de département) et la communication interne et externe du service. Il (elle) contribuera également au traitement des dossiers transversaux (formation interne, qualité de vie au travail, etc.).

l / Assistance de la direction:

- Accompagnement de la direction dans la préparation des réunions (dossiers, réservation de salles, liens visio, etc.), déplacements et évènements professionnels ;

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- Suivi des agendas du chef de service et des deux cheffes de département ;

- Réception des appels téléphoniques pour le chef de service et les deux cheffes de département ;

- Tenue du secrétariat, enregistrement et distribution du courrier dans l’application Elise ;

- Mise à jour de l’organigramme interne du service ;

- Mise à jour de l’annuaire des pôles retraites ;

II / Chargé de communication

Le ou la chargée de communication est responsable de la communication interne et externe de la direction. A ce titre, il (elle) :

- Impulse et prépare les opérations régulières de communication de la direction ;

- Suit l’actualité de la direction pour pouvoir proposer des thèmes et actions de communication ;

- Travaillera en étroite relation avec le chargé de communication de la DAF.

Pour ce qui concerne la communication interne du SREN, il(elle) assure la publication régulière de la lettre de communication interne du SREN et pourra proposer d’autres actions de communication interne.

Il(elle) pourra impulser une stratégie de communication externe diversifiée, reposant à la fois sur les outils existants (intranet, sites collaboratifs) et sur des projets à développer.

Pour l’animation des différents réseaux du SREN, il(elle) assure les fonctions de webmestre pour la DAF. Il est ainsi chargé(e) d’animer les espaces du service sur l'intranet ministériel Pléiade. Il(elle) apporte son expertise pour la mise en place des sites collaboratifs, des forums, des enquêtes, des statistiques et de toutes les fonctionnalités en ligne.

Il(elle) conseillera les équipes et aidera à l’élaboration de supports de communication (articles, newsletter, présentations).

Le(la) titulaire du poste collabore notamment avec l’ensemble des services du SREN, du chargé de communication de la DAF et de la direction de la DAF.

III / Dossiers transversaux

- Démarche de qualité de vie au travail ;

- Référent formation du service (lien à établir avec partenaires extérieurs : IRA, PFRH, académie) ;

- Animation de séquences de formation interne (Excel, etc.) ;

- Accompagnement des équipes dans la mise en forme de documents et la mise en conformité avec la charte graphique de la DAF.

Profil recherché

Le ou la titulaire du poste devra faire preuve de polyvalence et de discrétion, savoir gérer les priorités, disposer d’un sens de l’organisation et faire preuve de rigueur et de disponibilité. Compte tenu du nombre et de la diversité de ses interlocuteurs, l’intéressé(e) devra par ailleurs présenter d’excellentes qualités relationnelles.

Une précédente expérience d’assistante ou l’exercice de fonctions équivalentes serait appréciée.

CONNAISSANCES :

- Expérience du Community Management ;

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- Très bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise des techniques d’expression écrites et orales ;

- Savoir planifier et respecter des délais.

COMPETENCES :

Ce poste requiert :

- une forte aptitude au travail en équipe et le goût des contacts ;

- le sens de la réactivité et de la hiérarchisation des tâches ;

- le sens de l’organisation ;

- le sens de la discrétion ;

- Capacité d’innovation, force de proposition - Intérêt pour la communication digitale ;

- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;

- Bon esprit de synthèse.

Une expérience de communication institutionnelle dans le domaine des retraites et une très bonne connaissance de l’environnement professionnel seraient un plus

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Langues

• Français Autonome

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Nos ministères s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs recrutements. Une cellule d’écoute peut être contactée par les candidats ou les agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement ([email protected]).

Assistante / Assistant de direction