DDL Remplacement adjoint.e en gestion de scolarité

Vos missions en quelques mots

MISSIONS DE L’AGENT

Gestion de la scolarité en langues :

• Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2

• Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2

• Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d’une vingtaine d’enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2 ; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2

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• Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)

• Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité

• Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 sur Reservexam, et session 2)

• Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie

• Classement et archivage des copies d’examen

Appui à la gestionnaire en charge du TOEIC

• Traitement des demandes d’inscription en TD de préparation, S1 et S2 (édition des laissez-passer sur Apogée, inscriptions pédagogiques)

• Traitement des demandes d’inscription au test TOEIC (traitement des demandes, mise en paiement, envoi des convocations)

Note : Missions spécifiques susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.

Contraintes particulières liées aux activités du service :

• Ponctualité liée au respect des horaires d’ouverture du public

• Disponibilité le samedi pour les journées d’examens du DDL (3 par an, 1 en janvier et 2 en juin) et certains samedis pour les tests TOEIC (entre novembre et juin, en relais avec les autres agents gérant le TOEIC) – présence récupérée avec un jour de congé

Profil recherché

COMPÉTENCES REQUISES OU SOUHAITÉES

Savoir-faire :

• Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (domaines principalement utilisés : structure des enseignements, inscriptions pédagogiques et résultats), RESERVALANG et RESERVEXAM (formation interne)

• Aisance avec les outils informatiques dont EXCEL

• Bonnes connaissances sur le fonctionnement d’une scolarité et les règlements

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• Connaissances générales sur l’enseignement supérieur et sur le fonctionnement d’une université

Savoir-être :

• Sens de l’organisation

• Rigueur

• Autonomie

• Travailler en équipe

• Réactivité

• Excellent contact humain

• Patience

• Sens du service public

• Bonne qualité d’expression écrite et orale

L’équipe administrative est composée de 9 BIATSS :

• 1 responsable administrative

• 1 coordinatrice de scolarité

• 5 gestionnaires de scolarité

• 1 gestionnaire financièr.e

• 1 technicien logistique

Vacant à partir du 01/04/2026

Gestionnaire de scolarité