Directeur de la vie institutionnelle et de la relation citoyenne (h/f)

Descriptif de l'emploi

* Contexte :

Le Tampon est une commune des hauts de La Réunion de près de 85 000 habitants. Elle a connu une alternance politique majeure à l’issue du scrutin de mars 2026 qui a mis fin à la gestion communale par une même famille politique depuis plus de quatre décennies. La nouvelle équipe municipale porte une ambition nouvelle pour Le Tampon et une vision de l’organisation municipale qu’elle souhaite transformer pour plus de lisibilité et d’efficacité.

Une réorganisation des services a été entreprise pour structurer les capacités d’actions au sein de pôles cohérents, pour réinstaller des chaînes de responsabilité claires, renforcer le rôle de pilotage des directions générales adjointes, affirmer les missions d’accompagnement de l’encadrement intermédiaire et décloisonner la coopération entre directions à la faveur du déploiement du programme de mandature. Sur le plan des Ressources Humaines, cette transformation offre une meilleure lisibilité des parcours professionnels, garantit une équité de traitement dans l’affectation des missions et redonne du sens au travail.

Les périmètres de toutes les DGA et de leurs directions ont été redessinés et c’est dans ce cadre que la présente fiche de poste est élaborée.

La Direction Générale Adjointe « Affaires Générales » est en charge du socle institutionnel et républicain ainsi que de la tranquillité et de la médiation sociale.

Ce pôle regroupe l’ensemble des portes d’entrée de la collectivité (accueil, courrier, citoyenneté, médiation) afin d’assurer une cohérence dans la relation au public. Il apporte une clarification des parcours d’accueil pour les agents en contact direct avec le public (Conciergerie, Mairies annexes) et une structuration du traitement des demandes citoyennes.

La direction de la vie institutionnelle et de la relation citoyenne garantit le bon fonctionnement des instances municipales et l’assistance aux élus dans l’exercice de leur mandat. Elle structure la chaîne de traitement des demandes citoyennes, jusqu’à la réponse apportée au demandeur, et organise le protocole, les cérémonies et les réceptions de la municipalité.

* Descriptif des fonctions :

Le.la directeur.rice participera, sous l’autorité du DGA « Affaires générales » et au sein du collectif de direction du pôle, à la définition et à la mise en œuvre des politiques publiques relevant de la direction de la vie institutionnelle et de la relation citoyenne.

Il.elle sécurisera le processus décisionnel de la collectivité (préparation, tenue et suivi des instances, transmission des actes), organisera l’assistance aux élus et garantira la qualité du traitement des demandes citoyennes.

* Missions générales :

Sous l’autorité hiérarchique du DGA, le.la directeur.rice sera chargé.e de :

• Participer, au sein du collectif de direction du pôle, à la définition des orientations stratégiques de la collectivité dans son domaine et les traduire en plans d’actions opérationnels ;

• Piloter la mise en œuvre des politiques publiques relevant de la direction, dans le respect du programme de mandature, du cadre réglementaire et des moyens alloués ;

• Assurer le management des chefs de service et chargés de mission/agents placés sous son autorité, fixer leurs objectifs, conduire les entretiens professionnels et accompagner le développement des compétences des équipes ;

• Organiser le fonctionnement de la direction, garantir la cohérence et la complémentarité des interventions des services et dispositifs rattachés et favoriser la transversalité avec les autres directions ;

• Préparer le budget de la direction, en suivre l’exécution et veiller à l’optimisation des moyens humains, financiers et matériels ;

• Concevoir et suivre les tableaux de bord et indicateurs d’activité, évaluer les actions conduites et rendre compte régulièrement au DGA ;

• Veiller au respect des règles de fonctionnement des assemblées (CGCT, règlement intérieur) et des droits des élus, y compris des élus de l’opposition ;

• Assurer une mission d’expertise, de conseil et d’alerte auprès du DGA, de la direction générale et des élus de secteur, et préparer les dossiers soumis aux instances (bureau municipal, commissions, conseil municipal) ;

• Assurer la veille juridique et technique dans son domaine et sécuriser les actes, procédures et marchés de la direction ;

• Représenter la collectivité auprès des partenaires institutionnels et opérationnels du domaine.

Missions / conditions d'exercice

* Activités et tâches du poste :

Le.la directeur.rice veillera à la bonne réalisation des missions des services et dispositifs rattachés à sa direction. Il.elle veillera particulièrement à :

• Établir et diffuser le calendrier des instances et le circuit de préparation des délibéra-tions à destination de l’ensemble des directions ;

• Mettre en place des outils de suivi des demandes et d’analyse des sollicitations des ha-bitants, et rendre compte des délais de réponse.

° Pour le service du secrétariat des élus :

• Organiser l’assistance administrative et matérielle nécessaire à l’exercice des fonctions des élus (agendas, courriers, dossiers) ;

• Gérer les moyens mis à disposition des élus et des groupes politiques ;

• Suivre les indemnités, la formation des élus et les obligations déclaratives qui leur in-combent.

° Pour le service des assemblées :

• Assurer la préparation et la tenue du conseil municipal, du bureau municipal et des commissions : ordres du jour, convocations, projets de délibérations et annexes ;

• Rédiger les procès-verbaux et la liste des délibérations, assurer la transmission au con-trôle de légalité, la publication des actes sous forme électronique et la tenue des re-gistres ;

• Contrôler la qualité juridique des projets de délibérations en lien avec la direction des affaires juridiques et des assurances.

° Pour le service du suivi des demandes citoyennes :

• Piloter la chaîne de traitement des demandes citoyennes (réception, orientation, suivi, relance des services, réponse et clôture) ;

• Définir des engagements de qualité (délais, information du demandeur) et en suivre le respect ;

• Produire des analyses régulières des demandes pour alimenter l’action municipale.

° Pour le service protocole et réception :

• Organiser les cérémonies officielles, commémorations, inaugurations et réceptions de la municipalité ;

• Appliquer les règles de préséance et du protocole républicain ;

• Coordonner la logistique des manifestations institutionnelles avec la direction de la lo-gistique technique et la direction de la communication.

* Liens de collaboration :

Maire, adjoints et conseillers municipaux, groupes politiques, Cabinet du Maire, directeur général des services, DGA Affaires générales, ensemble des directions, préfecture et sous-préfecture (contrôle de légalité), comptable public, autorités civiles et militaires, associations patriotiques, habitants.

* Quotité de travail : 151 H 67 / mensuel — 35 H / semaine (temps complet).

* Cycle de travail/horaires de travail :

• Horaires de cadre, avec réunions et instances ponctuelles en soirée (commissions, conseil municipal, réunions publiques) et ponctuellement le week-end ;

• Présence lors des conseils municipaux, commissions et cérémonies, en soirée et ponctuellement le week-end.

Profils recherchés

* Conditions d'accès au poste :

- Emploi : emploi permanent à temps complet de directeur.rice ouvert aux fonctionnaires relevant des cadres d’emplois suivants :

• Filière administrative : attachés territoriaux (catégorie A), rédacteurs territoriaux (catégorie B) ;

- Voie statutaire ou à défaut de candidature statutaire adaptée, recrutement par voie contractuelle ;

- Profil recherché : formation supérieure en droit public ou en administration publique appréciée ou expérience confirmée en assemblées, affaires générales ou assistance aux élus.

* Compétences professionnelles au poste :

° Connaissances :

• Droit des collectivités territoriales (CGCT), fonctionnement des assemblées délibérantes et statut de l’élu local ;

• Règles de publicité, de transmission et d’entrée en vigueur des actes administratifs ;

• Règles du protocole républicain et des cérémonies publiques.

° Savoir-faire :

• Organiser et sécuriser un processus décisionnel complexe, tenir des délais contraints ;

• Qualités rédactionnelles avérées (délibérations, procès-verbaux, notes) ;

• Manager des équipes et conduire des projets de dématérialisation des actes et des demandes.

° Savoir-être :

• Sens politique, discrétion absolue, neutralité et loyauté ;

• Rigueur, fiabilité et anticipation ;

• Diplomatie et aisance relationnelle avec les élus de toutes sensibilités.