directeur du pôle administratif

Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) à la Directrice Générale des Services, le/la Directeur(trice) du Pôle Administratif assure le pilotage et la coordination des services administratifs de la collectivité. Il/elle encadre les équipes du pôle, veille à la qualité du service rendu aux usagers et garantit la bonne circulation de l'information entre les différents services municipaux.

Véritable relais de la Direction Générale des Services dans la gestion quotidienne, il/elle coordonne les dossiers transversaux, accompagne les agents dans leurs missions et contribue à l'organisation et au bon fonctionnement de la collectivité. Il/elle participe au suivi des instances municipales, assure le pilotage administratif de nombreux dossiers et veille au respect des échéances réglementaires. En l'absence de la DGS, il/elle assure la continuité du fonctionnement administratif de la mairie dans le cadre des délégations qui lui sont confiées.

Ce poste s'adresse à un(e) professionnel(le) disposant de solides qualités d'organisation, d'un sens affirmé du management et du service public, capable de travailler en transversalité et d'accompagner les équipes dans une démarche d'amélioration continue.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales

• Organiser, coordonner et contrôler le travail des agents du pôle ;

• Répartir les missions et suivre leur réalisation ;

• Assurer le relais des consignes de la Direction Générale des Services auprès des agents ;

• Veiller à la qualité du service rendu aux usagers ;

• Conduire les entretiens professionnels annuels des agents du pôle ;

• Assurer un management de proximité favorisant l'autonomie et la montée en compétences de l’équipe ;

• Identifier les difficultés de fonctionnement et proposer des améliorations organisationnelles ;

• Rendre compte régulièrement à la DGS de l'activité du pôle.

Coordination administrative de la mairie

• Centraliser les demandes émanant des services municipaux et des différents partenaires ;

• Assurer leur enregistrement, leur suivi et leur orientation vers les services compétents ;

• Veiller au respect des délais de traitement ;

• Relancer les services lorsque cela est nécessaire ;

• Garantir une bonne circulation de l'information entre les différents pôles ;

• Assurer un reporting régulier auprès de la DGS et du Maire sur l'état d'avancement des dossiers.

Assistance à la Directrice Générale des Services

• Préparer les réunions de coordination ;

• Assurer le suivi administratif des décisions prises ;

• Élaborer des tableaux de suivi et des outils de pilotage ;

• Assurer le suivi des échéances administratives de la collectivité ;

• Alerter la DGS sur les situations nécessitant un arbitrage ou une décision.

En l'absence de la DGS :

• assurer la continuité du fonctionnement administratif de la collectivité ;

• représenter la DGS auprès des services pour les affaires courantes ;

• assurer le lien quotidien avec le Maire ;

• rendre compte à la DGS des décisions et événements intervenus pendant son absence.

Suivi des instances municipales

• Assurer le suivi des délibérations et des décisions ;

• Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions ;

• Assurer le suivi des commissions municipales et des conseils d’école lorsque nécessaire.

Organisation et planification

• Organiser les réunions internes ;

• Élaborer les plannings administratifs ;

• Assurer le suivi des échéances réglementaires ;

• Veiller à la coordination entre les différents services.

Profils recherchés

Compétences requises

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;

• Connaissance des procédures administratives et réglementaires ;

• Connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes ;

• Notions en finances publiques locales ;

• Notions en ressources humaines territoriales ;

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Savoir-faire

• Encadrer et animer une équipe ;

• Organiser et coordonner l'activité d'un service ;

• Prioriser les dossiers et gérer les urgences ;

• Assurer le suivi administratif des projets ;

• Préparer des tableaux de bord et des outils de pilotage ;

• Rédiger des notes, courriers et comptes rendus ;

• Rendre compte à la hiérarchie.

Savoir-être

• Sens du service public ;

• Loyauté institutionnelle ;

• Discrétion professionnelle ;

• Qualités relationnelles ;

• Sens de l'organisation ;

• Rigueur ;

• Réactivité ;

• Esprit d'initiative ;

• Diplomatie ;

• Capacité d'écoute ;

• Aptitude au management de proximité.

Conditions d’exercice

• Temps complet – 1 607 heures annuelles ;

• Disponibilité ponctuelle en soirée lors des réunions ;

• Travail principalement en bureau avec déplacements ponctuels sur le territoire communal ;

• Devoir de confidentialité renforcé compte tenu des missions exercées.