Directeur du secrétariat général (h/f)

Descriptif de l'emploi

* Contexte :

Le Tampon est une commune des hauts de La Réunion de près de 85 000 habitants. Elle a connu une alternance politique majeure à l’issue du scrutin de mars 2026 qui a mis fin à la gestion communale par une même famille politique depuis plus de quatre décennies. La nouvelle équipe municipale porte une ambition nouvelle pour Le Tampon et une vision de l’organisation municipale qu’elle souhaite transformer pour plus de lisibilité et d’efficacité.

Une réorganisation des services a été entreprise pour structurer les capacités d’actions au sein de pôles cohérents, pour réinstaller des chaînes de responsabilité claires, renforcer le rôle de pilotage des directions générales adjointes, affirmer les missions d’accompagnement de l’encadrement intermédiaire et décloisonner la coopération entre directions à la faveur du déploiement du programme de mandature. Sur le plan des Ressources Humaines, cette transformation offre une meilleure lisibilité des parcours professionnels, garantit une équité de traitement dans l’affectation des missions et redonne du sens au travail.

Les périmètres de toutes les DGA et de leurs directions ont été redessinés et c’est dans ce cadre que la présente fiche de poste est élaborée.

La Direction Générale Adjointe « Affaires Générales » est en charge du socle institutionnel et républicain ainsi que de la tranquillité et de la médiation sociale.

Ce pôle regroupe l’ensemble des portes d’entrée de la collectivité (accueil, courrier, citoyenneté, médiation) afin d’assurer une cohérence dans la relation au public. Il apporte une clarification des parcours d’accueil pour les agents en contact direct avec le public (Conciergerie, Mairies annexes) et une structuration du traitement des demandes citoyennes.

La direction du secrétariat général rassemble les fonctions d’accueil et de flux de la collectivité : courrier, élections et recensement, accueil physique et téléphonique et mairies annexes. Elle constitue la première porte d’entrée des usagers et garantit la continuité républicaine des opérations électorales ainsi que la traçabilité des échanges entre la Ville et ses administrés.

* Descriptif des fonctions :

Le.la directeur.rice participera, sous l’autorité du DGA « Affaires générales » et au sein du collectif de direction du pôle, à la définition et à la mise en œuvre des politiques publiques relevant de la direction du secrétariat général.

Il.elle garantira la qualité, la fluidité et la traçabilité de l’accueil des usagers et des flux documentaires, ainsi que la sécurité juridique et matérielle des opérations électorales et du recensement de la population.

* Missions générales :

Sous l’autorité hiérarchique du DGA, le.la directeur.rice sera chargé.e de :

• Participer, au sein du collectif de direction du pôle, à la définition des orientations stratégiques de la collectivité dans son domaine et les traduire en plans d’actions opérationnels ;

• Piloter la mise en œuvre des politiques publiques relevant de la direction, dans le respect du programme de mandature, du cadre réglementaire et des moyens alloués ;

• Assurer le management des chefs de service et chargés de mission/agents placés sous son autorité, fixer leurs objectifs, conduire les entretiens professionnels et accompagner le développement des compétences des équipes ;

• Organiser le fonctionnement de la direction, garantir la cohérence et la complémentarité des interventions des services et dispositifs rattachés et favoriser la transversalité avec les autres directions ;

• Préparer le budget de la direction, en suivre l’exécution et veiller à l’optimisation des moyens humains, financiers et matériels ;

• Concevoir et suivre les tableaux de bord et indicateurs d’activité, évaluer les actions conduites et rendre compte régulièrement au DGA ;

• Conduire la modernisation de la relation aux usagers (gestion électronique du courrier, prise de rendez-vous, démarches en ligne) en lien avec la direction des systèmes d’information ;

• Assurer une mission d’expertise, de conseil et d’alerte auprès du DGA, de la direction générale et des élus de secteur, et préparer les dossiers soumis aux instances (bureau municipal, commissions, conseil municipal) ;

• Assurer la veille juridique et technique dans son domaine et sécuriser les actes, procédures et marchés de la direction ;

• Représenter la collectivité auprès des partenaires institutionnels et opérationnels du domaine.

Missions / conditions d'exercice

* Activités et tâches du poste :

Le.la directeur.rice veillera à la bonne réalisation des missions des services et dispositifs rattachés à sa direction. Il.elle veillera particulièrement à :

• Définir et faire vivre un référentiel de qualité de l’accueil (délais, horaires, signalétique, accessibilité) commun à l’hôtel de ville et aux mairies annexes ;

• Assurer la coordination avec la direction de la vie institutionnelle et de la relation citoyenne pour le suivi des demandes adressées à la collectivité.

° Pour le service courrier :

• Organiser la réception, l’enregistrement, la numérisation, la diffusion et l’expédition du courrier entrant et sortant ;

• Garantir la traçabilité des flux et le suivi des délais de réponse, piloter la gestion électronique du courrier ;

• Optimiser les coûts d’affranchissement et la logistique des navettes entre les sites.

° Pour le service électoral et recensement :

• Organiser les scrutins électoraux (bureaux de vote, assesseurs, matériel, résultats) et assurer la tenue du répertoire électoral unique et le secrétariat de la commission de contrôle

• Préparer et conduire la campagne annuelle de recensement de la population en lien avec l’INSEE (recrutement et formation des agents recenseurs, suivi de la collecte) ;

• Assurer le recensement citoyen et les autres formalités administratives rattachées.

° Pour le service accueil et gestion des mairies annexes :

• Garantir la qualité de l’accueil physique et téléphonique de l’hôtel de ville (concierge-rie) et l’orientation des usagers ;

• Assurer le bon fonctionnement opérationnel des mairies annexes (organisation, plan-ning, polyvalence des agents, offre de services de proximité) ;

• Recueillir et analyser les attentes des usagers pour faire évoluer l’offre d’accueil.

* Liens de collaboration :

Maire, élus, directeur général des services, DGA Affaires générales, ensemble des directions, mairies annexes, préfecture et sous-préfecture (élections), INSEE (recensement), La Poste et prestataires d’affranchissement, usagers.

* Quotité de travail : 151 H 67 / mensuel — 35 H / semaine (temps complet).

* Cycle de travail/horaires de travail :

• Horaires de cadre, avec réunions et instances ponctuelles en soirée (commissions, conseil municipal, réunions publiques) et ponctuellement le week-end ;

• Présence obligatoire lors des scrutins (dimanches et soirées de dépouillement) et pendant la campagne de recensement.

Profils recherchés

* Conditions d’accès au poste :

- Emploi : emploi permanent à temps complet de directeur.rice ouvert aux fonctionnaires relevant des cadres d’emplois suivants :

• Filière administrative : attachés territoriaux (catégorie A), rédacteurs territoriaux (catégorie B) ;

- Voie statutaire ou à défaut de candidature statutaire adaptée, recrutement par voie contractuelle ;

- Profil recherché : formation supérieure en droit public ou en administration publique appréciée ou expérience confirmée de l’encadrement des services d’accueil, des élections ou des affaires générales.

* Compétences professionnelles au poste :

° Connaissances :

• Environnement territorial et fonctionnement des services municipaux ;

• Code électoral, réglementation du recensement de la population et règles de gestion du courrier et des archives courantes ;

• Outils de gestion de la relation usagers et de dématérialisation.

° Savoir-faire :

• Manager des équipes d’accueil multisites et organiser la continuité du service public ;

• Conduire des projets d’organisation et de modernisation des processus ;

• Planifier et sécuriser des opérations à fort enjeu et à échéance contrainte (scrutins).

° Savoir-être :

• Sens du service public et de l’accueil, neutralité et impartialité ;

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation ;

• Disponibilité, notamment lors des scrutins.