DIRECTEUR/TRICE DES ASSEMBLEES & DU SECRETARIAT GENERAL

Descriptif de l'emploi

Membre de l’équipe de direction, vous pilotez et coordonnez l’organisation des instances et contribuez à la qualité du dialogue entre l’agglomération, les élus et les communes. Vous accompagnez les évolutions des pratiques institutionnelles dans un contexte de renouvellement, en veillant à la cohérence et à la lisibilité de l’action publique.

Vous garantissez l’organisation, la sécurisation et le bon déroulement des instances communautaires, en assurant l’interface entre les élus, la direction générale et les pôles.

Vous organisez le secrétariat général, notamment la gestion des circuits décisionnels, des signatures, des courriers et des archives. Facilitateur, vous animez le réseau des référents administratifs dans une démarche de pédagogie, d’harmonisation des pratiques et d’amélioration continue.

Manager de pôle, vous encadrez les équipes placées sous son autorité, développez le travail en transversalité avec les autres directions et contribuez, par votre expertise et votre capacité d’aide à la décision, à la conduite des projets structurants de l’agglomération. Vous vous assurez de la qualité de la relation à l’usager en participant à la qualité de la prise en charge des demandes et à leur instruction.

Missions / conditions d'exercice

Assemblées :

• Structurer, coordonner et faire évoluer l’organisation des instances communautaires, dans un objectif de lisibilité, d’efficacité et de qualité du dialogue entre l’agglomération, les élus et les communes.

• Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des séances des assemblées : conférence des Maires, conférence des vice-présidents, bureau d’agglomération, conseil d’agglomération.

• Assurer le lien entre les élus communautaires et l’agglomération.

• Assurer l’interface avec les services concernant la production des projets de délibérations (gestion des calendriers, délégation…).

• S’assurer du suivi des actes (signature des pièces en annexe, dématérialisation, affichage, publicité, recueil des actes administratifs, …) et de la gestion des registres de délibérations, arrêtés, recueil des actes administratifs.

Secrétariat Général :

• Animer et organiser la logistique du secrétariat général (répartir le courrier pour enregistrement, superviser la gestion des signatures des parapheurs au Président, à la direction générale).

• Coordonner les agendas sur les grandes échéances de la collectivité avec les services.

• Organiser et gérer l’accueil général du siège de l’agglomération.

• Coordonner la gestion et le suivi des archives.

Management/pilotage du pôle :

• Organiser, suivre et contrôler les missions relevant du pôle (aspects administratif et budgétaire).

• Assurer le travail en transversalité avec les autres pôles et les fonctions ressources.

• Animer le réseau des référents administratifs des pôles.

• Actualiser les outils de pilotage et les indicateurs de suivi des activités du pôle.

Autres missions :

• En qualité de membre de l'équipe de direction, participer aux projets transversaux de la collectivité.

• Rédiger des notes, rapports.

• Participation aux démarches et projets d’ouverture citoyenne et de qualité des relations à l’usager.

Profils recherchés

Votre Profil

• Formation supérieure en droit public ou équivalent / expérience similaire requises

• Expertise des principes de fonctionnement des EPCI et des collectivités territoriales, leur environnement légal, règlementaire et statutaire

• Aide à la décision, force de propositions et capacités rédactionnelles

• Maîtrise des logiciels de bureautique, des outils IA et des logiciels métiers liés aux missions du pôle

• Excellentes capacités organisationnelles

• Capacité d’écoute, diplomate, de travail en transversalité