DPA - Assistant.e administratif.ve F/H

Vos missions en quelques mots

Missions et finalités:

L’assistant(e) administratif(ve) intervient au sein d’une unité chargée d’accompagner les usagers, les professionnels et les services instructeurs dans la résolution de situations complexes ou signalées.

Il (elle) contribue à la relation avec les usagers et au traitement de premier niveau des dossiers signalés, depuis la réception et la qualification des sollicitations jusqu’à leur orientation vers les interlocuteurs compétents et au suivi de leur traitement. Il (elle) assure également différentes activités d’appui administratif nécessaires au bon fonctionnement de l’unité.

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Il (elle) travaille en lien étroit avec les membres de l’unité et les autres interlocuteurs concernés par la prise en charge des situations usagers.

Vos principales activités:

1. Contribuer à la relation avec les usagers et au traitement des dossiers signalés

· Réceptionner, analyser et trier les sollicitations reçues sur les différents canaux de relation avec les usagers ;

· Identifier les informations nécessaires à la prise en charge des dossiers signalés et vérifier leur complétude ;

· Réaliser une première analyse des dossiers signalés afin d’identifier la nature de la demande et de les orienter vers l’interlocuteur compétent ;

· Créer et renseigner les tickets permettant d’assurer la traçabilité et le suivi des situations signalées ;

· Apporter des réponses de premier niveau aux usagers, lorsque la nature de la sollicitation le permet ;

· Assurer le suivi administratif des dossiers et mettre à jour leur statut en fonction de l’avancement de leur traitement ;

· Solliciter, lorsque nécessaire, les agents de l’unité ou les services concernés pour permettre la bonne prise en charge de la situation.

2. Appuyer la relation avec les professionnels

· Contribuer à la création, à la complétude et à la mise à jour des tickets de suivi des relations avec les professionnels, en coordination avec les agents concernés ;

· Assurer l’organisation et la mise à jour de l’agenda des rendez-vous avec les professionnels ;

· Apporter un appui administratif dans le suivi des sollicitations et échanges avec les professionnels.

3. Assurer la gestion administrative et contribuer au fonctionnement de l’unité

· Réceptionner, analyser et orienter les courriers reçus par le service vers les interlocuteurs compétents ;

· Assurer la saisie, la mise à jour et la fiabilisation des informations dans les différents outils de suivi de l’unité ;

· Contribuer au classement, à l’archivage et à la bonne tenue des dossiers et documents nécessaires à l’activité ;

· Participer au suivi administratif de l’activité et à la production des éléments nécessaires au fonctionnement de l’unité ;

· Apporter, en fonction des besoins, un appui administratif transversal aux différentes activités de l’unité.

Profil recherché

Le poste s’adresse à une personne disposant d’une première expérience en gestion ou assistance administrative, à l’aise dans le traitement et le suivi de dossiers ainsi que dans la relation avec différents interlocuteurs.

Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un bon sens du service, le (la) candidat(e) doit être capable de réaliser une première analyse des sollicitations, d’identifier les informations utiles et d’orienter efficacement les situations nécessitant une prise en charge approfondie.

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Une bonne aisance rédactionnelle et relationnelle ainsi qu’une capacité à prendre en main rapidement les outils et dispositifs de l’Anah sont attendues.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Compétences attendues

Savoirs • Connaissance de l'environnement administratif et des dispositifs d'aide. • Maîtrise des outils bureautiques et de suivi.

Savoir-faire • Analyser, organiser et suivre des dossiers. • Coordonner les échanges avec des interlocuteurs variés. • Rendre compte et fiabiliser l'information.

Savoir-être • Rigueur, organisation et réactivité ; • Sens du service et de la relation usagers ; • Écoute et aisance relationnelle ; • Autonomie dans l'organisation de son activité ; • Capacité à travailler en équipe

Recrutement par :

- Contrat de droit public d’une durée de trois ans ;

- Détachement sur contrat d’une durée de trois ans pour les agents titulaires de la fonction publique d’Etat, de la fonction publique territoriale ou de la fonction publique hospitalière.

Contrat de 37h30 par semaine / 7h30 par jour

Droits à congés de 25 congés annuels / 15 RTT (25 CA)

Télétravail : sur autorisation, à hauteur de 2 jours par semaine.

Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction