encadrant administratif planification des installations et évènements sortifs

Descriptif de l'emploi

La Ville de Roubaix rassemble 29 installations sportives dont 23 salles de sports, 8 stades, 3 dojos et organise plus de 200 évènement sportifs par an.

Sous l'autorité du chef de service planification et évènementiel sportif, dans le cadre des orientations définies par la Direction, l'agent de développement planification des installations et évènements sportifs est chargé de :

Suivre la mise en œuvre des événements sportifs réalisés par les clubs de sport en conformité avec la réglementation et en garantissant la sécurité des installations sportives

Assurer la cohérence de la planification des installations au regard des priorités définies par la direction des sports

Missions / conditions d'exercice

Elaborer et actualiser les plannings d'utilisation des équipements sportifs en lien avec l'assistante de planification des équipements

Organiser la répartition des créneaux entre associations, clubs, établissements scolaires et autres utilisateurs en lien avec l'assistante de planification des équipements

Anticiper les contraintes liées aux travaux, vacances scolaires, compétitions et manifestations

Assurer le suivi des demandes de réservation et proposer des arbitrages en cas de conflit de créneaux

Assurer la facturation des utilisations d'équipements et faire le lien avec les directions concernées pour le suivi du recouvrement des créances

Etre l'interlocuteur opérationnel des associations et clubs sportifs pour les questions de planning et d'organisation

Organisation d'évènements sportifs :

Préparer et coordonner les manifestations sportives portées ou soutenues par la collectivité

Elaborer les rétro plannings, identifier les besoins et coordonner les différents intervenants

Assurer la relation avec les associations, clubs, fédérations, prestataires, services municipaux et partenaires institutionnels

Veiller au bon déroulement opérationnel des événements sur le terrain en s'assurant de la bonne réalisation des activités confiées à chacun

Etre un relai de l'organisateur de l'événement pour en faciliter la promotion auprès des acteurs associatifs et de la direction de la communication

Participer aux réunions de préparation avec les partenaires et acteurs locaux

identifier les services municipaux susceptibles d'être mobilisé pour les événements sportifs

Suivi administratif et logistique :

Préparer les documents nécessaires à l'organisation des manifestations

Suivre les prestations, commande, livraisons et interventions nécessaires aux événements

Participer au suivi budgétaire des opérations dans son périmètre

Contrôler la bonne réalisation des prestations et signaler les éventuelles difficultés

Proposer des bilans des manifestations et des pistes d'amélioration

Relations partenariales :

Relations avec les services de la collectivité (organisation de manifestations sportives et divers dispositifs et projets transversaux)

Coopération avec les services nationaux lorsque le cahier des charges de la manifestation l'impose (Education Nationale, Police Nationale, Préfecture) en lien avec les services municipaux concernés

Partenariat quotidien avec les associations et les clubs sportifs, mais aussi avec les fédérations sportives, les ligues sportives et organisateurs d'événements (ASO, EDHEC, France Travail...)

Contacts avec les entreprises externes (prestations de services)

Profils recherchés

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'organisation des services municipaux

Connaissance de l'environnement sportif local

Connaissance de la réglementation applicable aux équipements et manifestations sportives

Connaissances des règles relatives à la sécurité et à l'accueil du public lors des manifestions

Connaissance de principes de planification et de gestion des équipements sportifs

Notions en gestion budgétaire et commande publique

Organisation et rigueur

sens de l'anticipation et de la planification

Réactivité

Autonomie dans l'organisation du travail

Sens du service public et de l'intérêt général

Qualités relationnelles et aptitude au travail en transversalité

Capacité à dialoguer avec les interlocuteurs

Diplomatie et capacité à gérer les situations de tension ou de désaccord

Esprit d'initiative et force de proposition

Capacité à rendre compte à sa hiérarchie

Discrétion et respect de la confidentialité