Encadrant(e) des secrétariats de la CAM F/H

Vos missions en quelques mots

Missions générales :

➢ Organiser l’activité et assurer le management opérationnel de l’équipe de secrétaires de la CAM (19 agents) ➢ Garantir l’efficacité et la qualité des prestations rendues ➢ Veiller à l’optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat ➢ Assurer le reporting auprès de la cadre supérieure de la CAM et du directeur de la DOPD Management des ressources humaines : o Encadrement direct de l’équipe de secrétaires des deux secteurs de la CAM o Répartition et organisation des ressources humaines en fonction des besoins o Participation au recrutement des secrétaires : définition des besoins, entretiens, suivi de l’intégration et accompagnement des nouveaux arrivants o Identification des besoins en formation continue et élaboration du plan de formation en lien avec les objectifs du service o Suivi et évaluation des compétences et des résultats (fiches de poste, entretiens professionnels) Contrôle qualité o Supervision de l’ensemble des activités de secrétariat, avec une attention particulière portée à : ▪ la tenue du dossier patient ▪ le suivi administratif des demandes ▪ l’identitovigilance, en collaboration avec les services concernés (facturation / frais de séjour, service social…) o Respect des procédures et application des bonnes pratiques Missions spécifiques : ➢ Élaborer, mettre à jour et diffuser les procédures de travail de la cellule d’admission ➢ Animer la session EDT hebdomadaire au sein des secrétariats ➢ Assurer la gestion administrative des recrutements pour l’ensemble de la DOPD ➢ Gérer l’enveloppe matérielle et budgétaire de la DOPD, en lien avec la cadre supérieure et le directeur de la DOPD ➢ Participer au développement et à la valorisation de l’HAD, notamment par l’amélioration continue des processus et outils administratifs

Repos : week-ends et jours fériés Télétravail : possible sous conditions Contraintes spécifiques : travail en équipe pluriprofessionnelle

Profil recherché

➢ Connaissance des fonctions de secrétariat en milieu médical / hospitalier ➢ Expérience en management d'équipe appréciée ➢ Maîtriser les outils bureautiques sous Windows (Word, Excel, Outlook) ➢ Connaître les fonctions de secrétariat en milieu médical ➢ Utiliser les logiciels de l'AP-HP (ORBIS, SAP) – pratique appréciée ➢ Animer et mobiliser les équipes autour de projets variés ➢ Organiser et animer des réunions ➢ Fixer des objectifs et évaluer les résultats ➢ Gérer les situations conflictuelles ➢ Analyser, prioriser et anticiper l'activité

Savoir-être ➢ Dynamisme, adaptabilité, disponibilité ➢ Aisance relationnelle, sens de la diplomatie, capacité de négociation et de communication ➢ Méthode, rigueur, esprit d'initiative ➢ Esprit de synthèse et discernement ➢ Sens de l'équité et maîtrise de soi ➢ Respect des procédures et de la hiérarchie ➢ Respect de la confidentialité et du secret professionnel ➢ Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives

Responsable de coordination administrative