Gestionnaire accueil citoyen - expert état civil (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au sein de l’accueil citoyen organisé en trois niveaux d’accueil, l’agent partage son travail entre l’accueil mutualisé de niveau 2 et l’expertise métier état civil de niveau 3.

L’agent, polyvalent, a à ce titre en charge la gestion et le traitement des dossiers d’affaires générales et militaires ainsi que de l’état-civil. Il partage son temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office.

Missions / conditions d'exercice

Gestionnaire accueil citoyen de niveau 2

• Accueil physique et téléphonique des usagers

• Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous

• Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux

• Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction)

Gestion de la GRC :

• Démarches familles

• Démarches citoyennes

Affaires générales :

• Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence

• Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise

• Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise

• Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire

• Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques

Etat civil :

• Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes

Famille :

• Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale

• Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes

• Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches.

Affaires militaires

• Recevoir et instruire les recensements citoyens

Expert métier Etat Civil de niveau 3

Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office

• Recevoir et instruire des demandes d’attestation d’accueil, de certificats d’hérédité, de certificat de célibat et de parrainage civil

• Gérer les actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès et transcriptions des décès)

• Assurer la mise à jour des registres (avis de mention marginale de décès, de naissance, de mariage etc.)

• Recueillir, traiter et assurer le suivi des demandes de livrets de familles

• Instruire des demandes CERT : Notaires, INSEE et inter-Mairie sur COMEDEC

• Instruire les dossiers de mariage

• Instruire es demandes de publications de bans (spéciales et hors commune)

• Instruire les dossiers de demandes de changement de prénom, de changement de nom (mise en concordance et filiation), de déclaration conjointe de changement de nom et de rectifications d’état civil

• Instruire et signer les dossiers de conclusion, modification et dissolution de PACS

• Participer aux signalements en remontant de manière étayée les suspicions de fraude dans le cadre d’une reconnaissance ou d’un projet de mariage

• Traiter les demandes d’actes parvenant par courrier, Espace Citoyen et au guichet

• Participer à la correction, des extraits avec filiation pour COMEDEC

• Dresser les requêtes mensuelles

• Etablir les tableaux trimestriels des recensements citoyens pour transmission au CSN

• Transmettre selon périodicité définie les données à l’ARS (certificats médicaux de décès) et à la Préfecture (titres républicains et titres de séjour)

Effectuer d’autres tâches ponctuelles

• Participation à la célébration des mariages et des parrainages civils en semaine et le samedi par roulement

• Participation à l’organisation et à la tenue des élections politiques et professionnelles

• Gestion de l’archivage

• Gestion de la préparation de l’ouverture et de la fermeture annuelle des registres d’état civil

Profils recherchés

Connaissances :

• Bonne connaissance du code civil

• Très bonne maitrise de l’orthographe

• Connaissance ou intérêt pour le fonctionnement institutionnel français

Compétences techniques :

• Utilisation des logiciels de la suite Arpège : Alto, Mélodie, Maestro, Adagio, Concerto et Espace Agent

• Utilisation du gestionnaire de file d’attente

• Utilisation du sharepoint interne à la direction (IntraDac)

• Utilisation des Dispositifs de recueil de passeport biométrique

• Manipulation des tablettes dédiées à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches

• Pratique de pratique du pack office, d’Outlook et d’Internet

• Utilisation de COMEDEC et de toutes les plateformes étatiques dédiées (hubee, pastel bises, MaJDC, Maileva et service public)

• Respect strict du formalisme et des procédures

Compétences comportementales :

• Discrétion, rigueur, autonomie

• Esprit d’équipe

• Goût pour le contact humain

• Sens du service public

• Intérêt certain pour la qualité du service rendu et l’amélioration continue