Gestionnaire administratif

Descriptif de l'emploi

Le service des assemblées prépare et organise la tenue des instances délibératives et non délibératives (conseils municipaux et communautaires ; bureaux municipaux et communautaires ; commissions municipales et communautaires et la CLECT).

Le secteur des assemblées participe également au contrôle de la régularité des actes (délibérations, décisions, arrêtés) pris par la commune et la communauté d’agglomération.

Et assure la transmission des actes au contrôle de légalité ainsi que leur affichage.

Missions / conditions d'exercice

Traitement des demandes et secrétariat du secteur

- Mettre en forme tous types de courriers

-Rédiger des mails

- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

- Gérer et actualiser une base d’informations, vérifier la validité des informations traitées

- Utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion

- Enregistrer ou saisir des données informatiques

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

- Rechercher et diffuser des informations et/ou des documents

- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité

Suivi des actes (arrêtés et décisions)

- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers (arrêtés et décisions)

-Assurer le suivi des arrêtés et des décisions

-Publier et notifier les actes

-Transmettre les actes au contrôle de légalité

Préparation et suivi des commissions

-Définir le planning des commissions municipales et communautaires en lien avec le chef de secteur

- Rédiger les convocations des commissions municipales et communautaires

Appui en cas de besoin

- Assurer la polyvalence dans le secteur en cas d’effectif réduit ou un soutien administratif en cas de surcharge de travail dans le secteur

Profils recherchés

Avoir des qualités rédactionnelles

Savoir organiser son travail

Connaissances des outils bureautiques

Avoir l’esprit d’équipe

Connaissances des outils numériques

Savoir s’exprimer à l’oral

Archiver des documents, classer une information

Avoir le sens du relationnel

Autonome, rigoureux,

Savoir être primordial