Gestionnaire administratif et de la commande publique

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l'autorité du Directeur adjoint des Fonctions Support, le/la Gestionnaire administratif(ve) et de la commande publique assurera le suivi des procédures de marchés publics ainsi que des missions transversales de gestion administrative.

Il/elle participera notamment à la préparation, à la relecture et à la vérification des actes et documents administratifs de la collectivité, afin de contribuer à leur fiabilité et à la sécurisation des procédures.

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité du directeur adjoint des Fonctions Support, le (la) Gestionnaire administratif(ve) et de la commande publique assure les missions suivantes :

Gestion et suivi des marchés publics

- Créer, alimenter et actualiser une base de données centralisée des marchés publics.

- Assurer le suivi des échéances, des renouvellements et des reconductions.

- Elaborer des tableaux de bord et des outils de suivi à destination de la direction et des services.

Préparation et passation des marchés

- Participer à la rédaction et à la relecture des dossiers de consultation des entreprises (DCE).

- Vérifier la cohérence et la conformité des pièces administratives et techniques en lien avec les services concernés.

- Assurer la publication des consultations sur les plateformes dédiées.

- Suivre les questions des candidats et coordonner les réponses avec les services concernés.

- Préparer et assurer le suivi administratif des commissions MAPA et d'appel d'offres.

Conseil et accompagnement des services

- Accompagner les services dans le choix et la mise en œuvre des procédures de marchés publics.

- Informer les services des règles, seuils et délais applicables.

- Contribuer à la sécurisation juridique des procédures et à la diffusion des bonnes pratiques.

Suivi administratif et financier

- Assurer le suivi de l'exécution administrative et financière des marchés.

- Suivre les avances, acomptes, révisions de prix et soldes en lien avec le service comptabilité.

- Assurer le suivi financier des marchés publics et alerter sur la consommation des montants contractuels.

- Participer au contrôle des factures au regard des dispositions contractuelles.

Gestion administrative et suivi des actes

- Assurer la relecture et la vérification des conventions, avenants et autres documents administratifs avant leur signature et, le cas échéant, leur transmission au contrôle de légalité.

- Vérifier la cohérence, la conformité et la complétude des documents administratifs produits par les différents services.

- Signaler les anomalies ou incohérences et proposer les corrections nécessaires.

- Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la relecture de courriers, conventions, délibérations et autres actes administratifs.

- Veiller au respect des procédures administratives et des circuits de validation internes.

- Assurer le suivi, le classement et l'archivage des documents administratifs.

Profils recherchés

Connaissances et compétences

- Formation en droit public, commande publique ou gestion administrative.

- Bonne connaissance du Code de la commande publique et des procédures de marchés publics.

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.

- Capacité à concevoir et à exploiter des tableaux de suivi.

- Qualités rédactionnelles et capacité d'analyse.

Qualités professionnelles

- Rigueur, organisation et méthode.

- Autonomie et sens des responsabilités.

- Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.

- Esprit d'analyse et de synthèse.

- Sens du travail en équipe et qualités relationnelles.

- Discrétion professionnelle et sens du service public.

Une expérience dans la gestion des marchés publics au sein d'une collectivité territoriale serait appréciée.