Gestionnaire administratif et financier des formations (F/H)

Vos missions en quelques mots

Le ou la gestionnaire administratif et financier assure le suivi administratif et financier des activités de formation portées par la Direction de l’Enseignement. Il ou elle met en œuvre les opérations de gestion budgétaire et financière nécessaires au fonctionnement des formations, notamment en matière de dépenses, de recettes, de commandes.

Le poste contribue à la fiabilité des opérations de gestion, à la bonne exécution des procédures administratives et au respect des délais de traitement des dossiers. Dans le cadre de la préfiguration, le périmètre des missions pourra évoluer afin d’accompagner la mise en place progressive des nouveaux services et pôles.

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Gestion des opérations financières : • Assurer les opérations d’engagement et de liquidation des dépenses liées aux activités de formation. • Émettre les commandes nécessaires au fonctionnement des formations et assurer le suivi des demandes d’achat. • Demander les devis nécessaires à la réalisation des achats et vérifier la conformité des pièces administratives.

Suivi des recettes liées aux formations : • Assurer les opérations de gestion financière liées aux recettes générées par l’offre de formation initiale et continue. • Participer au suivi des conventions et des dispositifs générant des recettes pour les formations.

Suivi des livraisons et services faits : • Assurer la constatation physique et informatique des livraisons et des services faits. • Vérifier la conformité des prestations réalisées et assurer la validation administrative correspondante. Gestion administrative et financière des missions • Assurer le suivi administratif et financier des déplacements et missions des intervenants et des personnels impliqués dans les formations. • Vérifier la régularité administrative, juridique et financière des ordres de mission et des remboursements associés.

Suivi budgétaire et alimentation du système d’information : • Alimenter le système d’information budgétaire et financier de l’établissement (ELAP) à travers les actes de gestion nécessaires. • Contribuer à la mise à jour des outils de suivi permettant de suivre les dépenses, les recettes et l’exécution du budget.

Gestion des achats courants et des fournitures : • Centraliser les demandes de fournitures nécessaires au fonctionnement de la Direction de l’Enseignement. • Assurer le suivi des commandes de fournitures et veiller à la bonne gestion des stocks. • Organiser les commandes en lien avec les procédures d’achat de l’établissement et assurer le suivi des livraisons.

Renfort ponctuel aux activités de la Direction de l’Enseignement : • Apporter un renfort ponctuel à d’autres services ou pôles de la Direction de l’Enseignement en cas de pic d’activité ou d’absence, afin d’assurer la continuité du service.

Profil recherché

Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD), possibilité d’accueil en détachement.

Compétences techniques : • Connaissance des procédures administratives et financières d’un établissement public. • Maîtrise des outils bureautiques. • Capacité à utiliser un outil de gestion budgétaire et financière (ELAP). • Connaissance des règles administratives relatives aux achats, aux commandes et aux missions. • Connaissance des procédures administratives liées aux recettes et aux dépenses des activités de formation.

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Compétences organisationnelles : • Rigueur dans le traitement des dossiers administratifs et financiers. • Capacité à suivre simultanément plusieurs dossiers et à respecter les échéances. • Capacité à organiser et à prioriser les activités en fonction des contraintes du service. • Capacité à assurer un suivi fiable des opérations administratives et financières.

Compétences relationnelles : • Capacité à travailler en relation avec des interlocuteurs variés (responsables de formation, intervenants, services administratifs). • Qualités relationnelles et sens du service. • Capacité à communiquer de manière claire et à rendre compte de son activité. • Capacité à travailler en équipe et à contribuer au bon fonctionnement du service.

Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Susceptible d'être vacant à partir du 01/07/2026

Gestionnaire de scolarité