Gestionnaire administratif et financier (H/F) du Service de Santé Etudiante (SSE)

Vos missions en quelques mots

Missions et objectifs principaux :

• Secrétariat administratif et accueil :

Assurer le secrétariat de la direction du SSE : agenda, courrier, accueil téléphonique et messagerie du service

Accueillir, informer et orienter les étudiants et les partenaires

Planifier et coordonner les rendez-vous des professionnels de santé (logiciel CALCIUM)

Rédiger et mettre en forme courriers, notes et comptes rendus

Organiser les réunions de gouvernance (conseil de service) : convocations, dossiers, comptes rendus

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Classer et archiver les documents papier et numériques dans le respect de la confidentialité

Gestion budgétaire et financière :

Préparer et suivre l’exécution du budget du service (fonctionnement, CVEC, dotations par pôle)

Réaliser les demandes d’achat, bons de commande et engagements juridiques

Constater le service fait et suivre la liquidation et le paiement des factures des prestataires

Suivre la consommation des crédits par code NACRE et alerter sur les seuils de la commande publique

Suivre les recettes (subventions, partenariats) et leur recouvrement

• Conventions et partenariats :

Préparer, faire signer et suivre les conventions avec les professionnels de santé prestataires et les partenaires (URML, CPTS, associations, collectivités, CGSS…)

Assurer le suivi administratif et financier des dispositifs, dont Santé Psy Étudiant : heures réalisées, facturation, rapprochement avec les crédits alloués

Anticiper les échéances, préparer les renouvellements et avenants

• Appui ressources humaines :

Préparer les dossiers de recrutement (vacataires, contractuels, étudiants employés) en lien avec la DRH

Suivre les états de service, les heures et les congés de l’équipe

Accueillir les nouveaux arrivants et tenir à jour les documents de référence du service

Profil recherché

a) Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Règles de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP), circuit de la dépense et de la recette ;

• Notions de commande publique et de droit des contrats ;

• Règles de confidentialité et de protection des données personnelles et de santé (RGPD) ;

b) Savoirs sur l’environnement professionnel

• Avoir une bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et de ses services communs ;

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• Connaissance de l’environnement de santé du territoire et des dispositifs d’aide aux étudiants appréciée ;

c) Savoir-faire opérationnel

• Savoir utiliser les outils bureautiques : maîtrise du Pack Office (Excel avancé)

• Utilisation d’un logiciel de gestion financière ; connaissance de CALCIUM appréciée ;

• Maîtrise de la rédaction administrative ;

• Appliquer des procédures et des règles ; construire et tenir des tableaux de bord ;

• Planifier son activité et respecter les délais ;

d) Savoir-faire comportemental

• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;

• Confidentialité et discrétion professionnelle absolues ;

• Polyvalence, autonomie et capacité à rendre compte ;

• Sens de l’accueil et du service public ; esprit d’équipe et diplomatie ;

Capacité d’adaptation et réactivité

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

• Organiser la logistique des actions de prévention et de promotion de la santé (salles, matériel, intervenants)

• Gérer les commandes et stocks de fournitures et de matériel médical

• Organiser les missions et déplacements entre les pôles

• Collecter les données d’activité, produire tableaux de bord et statistiques

• Contribuer au rapport d’activité annuel et aux bilans CVEC

Assurer une veille informationnelle régulière des procédures administratives et financières applicables

• Diplôme de niveau baccalauréat minimum ; BTS/BUT en gestion, comptabilité ou assistanat apprécié

• Expérience d’au moins 2 ans en gestion administrative et financière, idéalement au sein de l’Université des Antilles, d’une université ou d’une structure de santé

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels

Relation hiérarchique

Sous l’autorité directe de la direction du Service de Santé Étudiante.

Relations fonctionnelles

• L’équipe du SSE et les professionnels de santé prestataires des trois sites ;

• La Direction des affaires financières, l’Agence comptable et le service des marchés ;

• La Direction des ressources humaines ;

• Les Vice-présidences de pôle et la Direction générale des services ;

• Les services de la vie étudiante (SUAPS, handicap, CVEC) ;

• Les partenaires extérieurs : ARS, CGSS, URML, CPTS, CROUS, collectivités, associations.

Contraintes particulières

Déplacements réguliers sur le site de Camp Jacob et ponctuels au pôle Martinique (Schœlcher) ; pics d’activité à la rentrée universitaire et à la clôture budgétaire ; respect strict du secret professionnel lié aux données de santé

Vacant à partir du 04/01/2027

Gestionnaire d'actifs