Gestionnaire administratif et financier (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du chef de service administratif et financier :

-Participe aux recensements des besoins en matière d'achats et accompagne les services concernés pour la direction des affaires culturelles dans la définition technique de leurs besoins.

-Participe à la préparation et à la bonne exécution des versements des subventions dans son intégralité.

Missions / conditions d'exercice

TACHES PRINCIPALES

1. Participer au lancement, à la gestion et à l’exécution des marchés publics :

- Réaliser le sourcing et étude de marchés afin de déterminer le mode d’achat le plus performant

- Avoir en charge la passation des procédures de commande publique en intégrant des critères et/ou clauses permettant de choisir l’offre économiquement la plus avantageuse et prenant en compte les objectifs de développement durable (économiques, sociaux et environnementaux) ;

- Assurer le suivi de des marchés (reconduction, anticipation des fins de marché, etc.)

- Générer les commandes ;

- Engager comptablement les commandes via un applicatif informatique et les préparer pour signature ;

- Suivre les commandes jusqu’à la livraison dans les délais imposés au(x) fournisseur(s) ;

- Traiter et suivre la facturation, effectuer le rapprochement des bons de livraison et réaliser le service fait ;

- Traiter, au besoin, les pénalités de retard envers les fournisseurs.

2. Participer à l’instruction, à la rédaction et au suivi administratif des rapports au sein du service :

- Instruire les dossiers au regard des critères établis

- Mettre en application la certification des comptes

- Préparer les rapports et annexes soumis à l’assemblée délibérante

- Traiter les notifications

- Assurer la bonne exécution et la gestion comptable des versements (Grand Angle).

L’agent assure, dans le cadre de son périmètre d’intervention :

- Le suivi administratif des dossiers

- Le suivi et la mise à jour des bases de données et des tableaux de bord ;

- le signalement des écarts entre prévisions et réalisations ;

- L’analyse des documents et situations financières et comptables

- Le traitement, la mise en forme et la diffusion des informations et documents utiles au bon fonctionnement du service ;

- Une participation active à l’instruction des demandes et une présentation des dossiers auprès des différents interlocuteurs.

L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emploi et son grade.

Profils recherchés

SAVOIRS

- Connaissance du code de la commande publique ;

- Connaissance du fonctionnement de la collectivité départementale.

SAVOIRS FAIRE

- Capacité d’organisation ;

- Capacité rédactionnelle ;

- Esprit d’analyse ;

- Maîtrise des outils informatiques (SIS Marchés, Grand Angle, Word, Excel, Outlook) ;

- Rédaction des cahiers des charges dans le respect des réglementations en vigueur ;

- Maîtrise de la réglementation des marchés publics et des jurisprudences associées.

SAVOIRS ETRE

- Capacités d’écoute,

- Capacités d’adaptation, d’organisation, d’anticipation,

- Sens relationnel et sens du travail en équipe,

- Autonomie, méthode, rigueur,

- Esprit d’analyse et de synthèse,

- Disponibilité

- Discrétion

Divers : Permis B obligatoire.