Gestionnaire Administratif et Financier

Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) au Directeur du SCSI, vous contribuez au bon fonctionnement administratif de la direction. Vous assurez le suivi budgétaire des activités du service et accompagnez la préparation des marchés publics informatiques, en lien avec les Directions des Finances et de la Commande Publique.

La Direction est mutualisée entre Thionville Fensch Agglomération et la Ville de Thionville.

Missions / conditions d'exercice

Effectuer les missions administratives de la Direction

Accueillir le public : physiquement et téléphoniquement

Transmettre les messages et informations aux interlocuteurs concernés

Traiter les courriers entrants et sortant du SCSI

Réaliser les parapheurs, classement et l'archivage

Rédiger et mettre en forme des courriers, rapports, notes et documents

Suivre le stock de fournitures du service et passer les commandes si besoin

Prendre en charge les appels téléphoniques des agents du SCSI

Entretenir les relations avec les services financiers de la Ville de Thionville et de la CA ainsi qu'avec la commande publique et avec l'ensemble des fournisseurs et prestataires des 2 collectivités

Exécuter et suivre le budget du SCSI

Exécuter et suivre le budget du SCSI ainsi que le budget informatique des services opérationnels

Saisir les données budgétaires dans les progiciel budgétaire et comptable

Engager et (pré)mandater les dépenses et recettes (saisies logicielles, suivi des crédits budgétaires

Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables justificatives des dépenses et recettes (contrôler les factures, les révisions des prix, les certificats administratifs, pénalités, validité des pièces, etc.)

Participer à la prospective budgétaire du SCSI et des services opérationnels, et consolider les documents financiers

Mettre à jour continuellement les tableaux financiers

Assister aux réunions de préparation budgétaire

Contribuer à la réalisation des marchés

Préparer et notifier les marchés à bon de commande et/ou inférieurs à 40 000 € HT et les marchés subséquents, les avenants aux marchés, etc.

Elaborer les documents relatifs aux consultations (DCE, rapport d'analyse des offres, etc.)

Suivre les marchés du service

Vérifier et émetre les bons de commandes conformément aux contrats d'achats.

Profils recherchés

Être titulaire d’un bac+ 2 en Gestion administrative / juridique ou comptable

Disposer d’une expérience similaire.

Maîtriser les outils bureautiques et aux logiciels métiers (courriers, finances…) CIRIL, BERGERLEVRAULT

Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale

Maîtriser les circuits de parapheurs et procédures internes

Avoir des connaissances de la commande publique et des procédures de dépenses et recettes publiques (finance et comptable)

Maîtrise les règles de grammaire et d’orthographe

Connaître les techniques d’accueil

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir transmettre les bonnes informations aux interlocuteurs concernés

Savoir gérer les priorités et les urgences

Être capable de respecter les délais

Avoir le sens du service public

Être organisé, rigoureux

Faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité

Avoir le contact aisé avec le public

Avoir le sens de l’initiative