Gestionnaire administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

Vous rejoindrez la Direction de la Création Artistique, au sein du Centre Universitaire Méditerranéen (CUM), lieu privilégié de transmission des savoirs, de partage des connaissances et de débat, qui organise des conférences et des débats.

Chaque jour, vous assurerez la gestion administrative et organisationnelle, la gestion des plannings de réservation, la réception, le traitement et la diffusion des informations, la rédaction et la gestion des tâches liées aux ressources humaines, ainsi que les tâches comptables et la gestion de la régie de recettes.

Missions / conditions d'exercice

- Vous assurerez la gestion administrative et organisationnelle du service, notamment la rédaction de courriers et de notes, ainsi que la préparation des dossiers pour les réunions et manifestations ;

- Vous assurerez la gestion et le suivi des parapheurs, en utilisant les logiciels métiers et le parapheur dématérialisé, et contrôlerez les parapheurs soumis à la lecture et à la signature de votre supérieur, notamment par la vérification des bordereaux de suivi et le pointage des pièces annexes ;

- Vous assurerez également l’enregistrement du courrier sur l’application informatique, sa lecture et sa ventilation selon les instructions de votre supérieur, ainsi que les relances éventuelles des services pour les courriers restés sans réponse ;

- Vous assurerez la gestion administrative et financière, notamment la rédaction des devis, la préparation des délibérations et conventions dans le logiciel métier ;

- Vous assurerez la gestion de la régie de recettes : rédaction et suivi des arrêtés de mise à disposition, recueil et contrôle des encaissements, report des recettes, établissement des bordereaux récapitulatifs, transfert des recettes requises à la Trésorerie et tenue du compte DFT ;

- Vous assurerez la gestion des ressources humaines, notamment le suivi des tickets restaurant, des heures supplémentaires et des vacations ;

- Vous organiserez les conférences en coordonnant la logistique des intervenants (réservations hôtelières, transports et accueil) et en assurant le suivi du planning des réservations ;

- Vous prendrez des initiatives pour optimiser l’organisation du service, notamment en priorisant les rendez-vous et en anticipant les besoins logistiques.

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous si :

- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative ;

- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, les outils bureautiques et les logiciels métiers ;

- Vous maîtrisez l’orthographe, la grammaire et la rédaction professionnelle ;

- Vous savez gérer les priorités, analyser les demandes et transmettre les informations ;

- Vous connaissez l’organisation de votre direction et savez accueillir, renseigner et orienter le public ;

- Vous êtes organisé, rigoureux, discret et disponible, avec un bon relationnel et un esprit d’équipe ;

- Vous possédez idéalement des connaissances en anglais et en italien.

Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez idéalement d’une expérience en gestion administrative et/ou secrétariat.

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.