Gestionnaire administratif Jaussen & Savignac H/F

Vos missions en quelques mots

Missions principales :

• Gestion de la scolarité du programme de formation Jaussen & Savignac (accueil et information des étudiants et enseignants, suivi du recrutement et des inscriptions ainsi que du déroulement du cursus des étudiants).

• Gestion administrative : suivi du recrutement des doctorants et post-doctorants, suivi des activités des doctorants contractuels et des post-doctorants du Programme Jaussen & Savignac, organisation d’événements scientifiques (Séminaire « hors les murs », séminaires post-doctoraux, …).

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Niveau et nature des responsabilités essentielles :

• Le/La gestionnaire gère les dossiers d'inscription et accompagne les étudiants (FLE + M1), en assurant le lien avec la scolarité de l'EHAAS, le CAVILAM et Vos Alchimistes. Il/Elle est l'interlocuteur principal pour toutes les questions administratives, pédagogiques et pratiques (enseignements, examens, relevés de notes), avec un suivi minimal en M2.

Pour les doctorants et post-doctorants, il/elle suit leur recrutement et gère les missions et événements scientifiques.

Activités principales :

Scolarité :

• Assurer l'accueil des étudiants et la disponibilité au bureau et en salle d'enseignement ; répondre aux demandes liées à la scolarité.

• Suivre les recrutements et accompagner les candidatures et inscriptions (appel à candidatures + jury pour le FLE ; eCandidat + commission pédagogique pour M1 et M2).

• Organiser le cursus de M1 : planning des cours et examens, suivi de l'assiduité, collecte et saisie des notes, édition des relevés.

• Assurer le lien avec le CAVILAM (suivi des étudiants en FLE à Vichy) et avec « Vos Alchimistes » pour les démarches administratives des étudiants saoudiens hors université.

• Diffuser l'information aux étudiants et enseignants et maintenir à jour les supports numériques et brochures.

Gestion administrative :

• Suivre les recrutements des doctorants et post-doctorants : calendrier, appels à candidatures, auditions, jury.

• Soutenir leur activité : gestion des missions (ordres de mission, déplacements, réservations via Amplitudes), suivi budgétaire, soutien aux activités scientifiques collectives.

• Coordonner le Séminaire « Hors les murs » annuel : lieu, hébergement, restauration, sortie pédagogique.

• Participer à l'organisation des événements scientifiques (séminaires, colloques) : salles, missions des intervenants, prestataires, en lien avec la gestionnaire financière.

• Gérer les adresses fonctionnelles de messagerie et assurer le classement et l'archivage des documents.

Profil recherché

Compétences requises ou souhaitées :

Niveau de diplôme requis : bac+3

Connaissances :

• Connaissance des métiers de la scolarité et de la gestion administrative en contexte universitaire ;

• Connaissance des enjeux actuels de l’enseignement supérieur et recherche français (fonctionnement des universités, relations internationales, etc.) ;

• Connaissance souhaitée des contextes proche-orientaux et du fonctionnement de l’archéologie au Proche Orient.

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Compétences opérationnelles :

• Maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit) ;

• Connaissance en arabe appréciées ;

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel), des logiciels APOGEE, Hyperplanning et de la plateforme mon master.gouv, et de messagerie électronique.

Compétences comportementales :

• Écoute et communication ;

• Aptitudes relationnelles (accueil et l’information du public, travail en équipe) ;

• Autonomie et sens du travail en équipe ;

• Capacité de conviction et d’adaptation ;

• Réactivité, polyvalence, rigueur, organisation ;

• Respect des échéances (calendrier universitaire, procédures de recrutement) ;

• Respect des consignes et procédures.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Relations fonctionnelles et environnement du travail : (description et effectif du service, principaux interlocuteurs)

Le/La gestionnaire administratif travaille sous l’autorité du responsable administratif du Programme Jaussen & Savignac. Le/La gestionnaire administratif forme, pour les missions de scolarité, un binôme avec la directrice des études du Programme. Il/Elle collabore étroitement avec la gestionnaire des stages et de la communication du Programme Jaussen & Savignac. Il/Elle doit rendre compte régulièrement de l’avancée de son travail et des problèmes rencontrés à la directrice du Programme, à la directrice des études ainsi qu’à son responsable administratif, notamment par échange de courriels et partage de documents dans l’espace numérique prévu à cet effet mais également dans le cadre de réunions.

Le/La gestionnaire administratif du Programme Jaussen & Savignac gère chaque année une vingtaine d’étudiants inscrits dans le master 1 « Jaussen & Savignac » ainsi que dans l’année préparatoire d’apprentissage du français. L’activité de scolarité du gestionnaire administratif du Programme Jaussen & Savignac vient en appui du service de scolarité de l’EHAAS, basé à l’Institut d’art et d’archéologie et dirigé par le responsable administratif de l’EHAAS et son adjointe.

Vacant à partir du 01/09/2026

Gestionnaire de scolarité