Gestionnaire administratif

Descriptif de l'emploi

Accueil physique et téléphonique au secrétariat du service ou transfert de personnel

Gestion des dossiers d'état civil

Gestion comptable

Missions / conditions d'exercice

Accueil téléphonique et physique du secrétariat de la mairie.

Enregistrement du courrier arrivé et envoie du courrier départ

Traitement des mails et des messages téléphoniques

Gestion des demandes d’actes d’état civil, recensement militaire, chèques horizon, représentants fournisseurs, courriers administratifs, divers conventions (location, mise à disposition…)

Gestion de l’occupation des salles communales

Gestion des associations (courriers, subventions, arrêtés…)

Gestion de l’archivage des documents administratifs.

Gestion des dossiers de mariage, décès, copie d’actes, tenue des registres (+ table annuelle), avis de mention… et envoie de tous les documents correspondant à ceux-ci… commande des feuilles des registres en accord avec les autres communes du canton.

Etablissement des arrêtés de voirie

Enregistrement et traitement de toute la comptabilité « Fonctionnement »

Refacturation autres organismes (loyer, location de la salle des fêtes, concession cimetière…)

Facturation de la cantine scolaire auprès des débiteurs

Suivi des emprunts annuels

Profils recherchés

- Comprendre les demandes,

- S’exprimer correctement oralement et par écrit

- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques

- Mettre en forme et présenter des dossiers

- Vérifier la conformité des procédures administratives

- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre

- Rechercher et diffuser des informations

- Photocopier et assembler des documents

- Maitriser les techniques et outils de communication, de recherche documentaire, de base d’assemblage de documents

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

- Effectuer le classement ordonné des documents

- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

- Maîtriser les techniques de secrétariat, de logiciels de bureautique et d’internet

- Connaissances de base de comptabilité publique

- Rendre compte de diverses informations aux élus

- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous

- Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents

- Anticiper les commandes de fournitures

- Organisation et gestion du temps

- Notion de la règlementation de l’urbanisme, de l’état civil et de l’organisation de la fonction publique