Gestionnaire administratif

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de votre responsable, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif

du service. Vous pouvez être amené(e) à assister votre responsable dans l’organisation du travail de l’équipe ou du service.

Relations professionnelles :

- Relations avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres de service

- Relations éventuelles avec la population

Conditions particulières :

Travail en bureau

Contraintes horaires en fonction de l’affectation au sein des services

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique

- Recevoir et orienter les demandes

- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des

messages

- Hiérarchiser des demandes ou informations selon les

caractères d’urgence ou priorité

- Rédiger des notes synthétiques

Planification et suivi

- Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les

rendez-vous

- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

 Assurer l’organisation logistique des réunions et des

missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants,

gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

Instruction des dossiers et application de procédures

- Appliquer des procédures administratives

- Renseigner des documents de suivi

- Vérifier la conformité des pièces et des dossiers

Traitement des dossiers et saisie de documents

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de

courriers

- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

- Saisir des documents de formes et de contenus divers

- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion

Gestion de l’information, classement et archivage de

documents

- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

- Rechercher et diffuser des informations

- Préparer les dossiers pour les instances

- Gérer l’archivage physique et électronique des missions

et documentations de la direction

Compte-rendu d’activité

- Organiser ses tâches en fonction du plan de charge

- Participer au travail de l’équipe et aux réunions

- Rendre compte du travail effectué et des conditions

d’intervention

- Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard

des informations recueillies

- Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet

de la structure

- Organiser le travail en transversalité (interservices)

Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité

au travail (HSST)

- Prendre connaissance et appliquer les consignes

HSST

Profils recherchés

- Faire preuve d’initiative

- Faire preuve d’autonomie

- Faire preuve de réactivité

- Disposer d’une bonne aisance relationnelle

- Faire preuve d’esprit d’équipe et capacité à coopérer

- Notion d’organisation et de gestion du temps de travail

- Procédures du service

- Logiciels de bureautique

- Procédures administratives

- Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de

synthèse