Gestionnaire administratif patrimoine

Descriptif de l'emploi

Au sein du groupement technique et logistique de la sous-direction ressources (comprenant également les groupements ressources humaines et formation) et sous l’autorité de la cheffe du service patrimoine, le gestionnaire administratif patrimoine assurera, le suivi administratif et financier de l’activité du service. Selon les thématiques de ses missions, il sera amené à collaborer avec les 6 autres agents du service (chef de service, gestionnaire patrimoine, conducteur d’opérations, chargés d’opérations et agent technique polyvalent).

Missions / conditions d'exercice

Plus précisément, en binôme avec la gestionnaire patrimoine, il aura en charge les missions suivantes :

Suivi administratif et financier du service :

• assurer le suivi des budgets du service (suivre et analyser les engagements, les prévisions et le plan de décaissement) ;

• assurer le suivi administratif et financier des AP/CP ( création , ventilation pluriannuelle des CP, modifications, recalages, comptes administratifs, clôture, ...) ;

• assurer le suivi administratif et financier des marchés de travaux et services (OS, avenants, PV, avances, retenues de garantie, divers agréments, révisions, pénalités, ...) et traiter les états d’acomptes et les décomptes généraux sur ChorusPro ;

• contribuer à la gestion des marchés liés à l’exploitation l’entretien et la maintenance du patrimoine ;

• assurer la gestion des commandes du service (engagement, diffusion, validation du service fait) ;

• participer à la mise en œuvre des procédures internes, et veiller à l’application des réglementions en vigueurs de son domaine d’activité ;

• contribuer au suivi d’activités (tableaux de bord, notes de service…) et gérer diverses missions administratives (classement, archivage…).

Suivi des Fluides et Énergies :

• collecter, centraliser et intégrer les données de consommation dans l'outil de gestion métier ;

• réaliser le suivi mensuel des factures de fluides et contrôler la cohérence des index de consommation ;

• identifier et signaler les anomalies (surconsommations, fuites d'eau, dérives tarifaires, problèmes techniques, phénomènes météorologiques, …) ;

• assurer le suivi de la performance énergétique en diffusant des indicateurs clés aux utilisateurs, signaler toute anomalie par des alertes ciblées ;

• proposer des actions correctives et contribuer à l’élaboration des plans de sobriété énergétique ;

• participer à la préparation des marchés publics ou consultations de fourniture d'énergie et d'eau.

Sollicitations du service :

• assurer la réception et le traitement des appels/mails du service ;

• prendre en charge la gestion des sollicitations et contacter les entreprises pour les dépannages ;

Pour information, le parc patrimonial du SDIS 71 représente 57 953 m², composé de :

• 1 état-major à Sancé ;

• 1 centre de formation à Hurigny ;

• 60 casernes réparties sur l’ensemble du territoire de la Saône-et-Loire ;

• 1 plateforme logistique à Replonges.

Profils recherchés

SAVOIRS ET SAVOIR-FAIRE :

• maîtrise :

o des règles de la commande publique et des marchés (CMP, seuils, procédures) ;

o des outils informatiques (Pack Office) ;

o des logiciels CHORUS et Ciril Finance ;

• connaissances :

o du fonctionnement des collectivités territoriales ;

o des principes budgétaires et comptables de la M57 ;

o du CCAG travaux ;

• élaborer et suivre des tableaux de bord, rédiger des notes, courriers, compte-rendu ;

• rédiger, vérifier et suivre des documents administratifs et financiers ;

• identifier et signaler à sa hiérarchie les dysfonctionnements et rendre compte de son activité ;

• faire preuve d’anticipation et être force de proposition ;

• travailler en transversalité avec plusieurs interlocuteurs ;

• prioriser les tâches ;

• respecter les consignes de sa hiérarchie ;

SAVOIR ÊTRE :

• qualité relationnelle, sociabilité, sens du travail en équipe ;

• curiosité, sens de l’écoute et esprit de synthèse ;

• rigoureux, méthodique, ayant le sens des responsabilités ;

• capacité d’adaptation et sens de l’organisation, esprit d’amélioration continue ;

• goût pour les chiffres et la précision, appétence pour les sujets variés et la volonté de rendre service ;

• respect des obligations de discrétion professionnelle.