Gestionnaire administratif - Service Pôle Elus, Assemblée et Centres municipaux (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de Service, est en charge du secrétariat du Pôle Élus.

Missions / conditions d'exercice

* Activités et tâches :

° Secrétariat des élus :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et des élus du secteur ;

- Renseigner et orienter les administrés ;

- Accompagner l'administré dans ses démarches administratives (CMU - CAF - Impôts-Retraites - MDPH - rédaction de courriers, France Travail, etc) ;

- Délivrer aux administrés les documents fournis par le CCAS (divers documents de demandes d'aides sociales) ;

- Enregistrer les mots des élus suite à leur rencontre avec les administrés dans un fichier de suivi ;

- Assurer le suivi des mots des élus en lien avec le Pôle Élus central ;

- Effectuer les diverses tâches administratives en lien avec les élus de secteur et le Pôle Élus central ;

- Gérer les affichages des manifestations, des informations transmis par les organismes extérieurs voire de la Préfecture en direction du public et du tableau hebdomadaire de réception du public par les élus ;

- Faire remonter les informations relatives au bon fonctionnement du Centre municipal au Pôle Élus ;

- CCAS / bilan mensuel transmis au CCAS quant aux démarches réalisés à la demande des administrés en termes d'aides sociales ;

- État Civil : aide à l'établissement des pré-demandes de carte d'identité et de passeport ;

- Bureau électoral : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen en ligne ;

- Bureau des Séniors : inscription des administrés aux thés dansants de fin d'année ;

- Autres soutiens si nécessaires.

* Positionnement avec les autres services ou directions / services extérieurs :

- Les élus ;

- Le Pôle Élu central ;

- Le CCAS ;

- L'état civil ;

- Les services municipaux ;

- Organismes extérieurs : CAF - France Travail - Impôts.

* Quotité de travail : Temps complet.

* Conditions de travail particulières :

- Horaires de bureau fixes imposés ;

- Travailler seul(e) sur un site ;

- Travailler dans les Centres municipaux et mairies annexes ;

- Discrétion professionnelle.

* Sujétions particulières liées à l'emploi :

- Accueil direct du public (gestion de conflits) ;

- Travail sur écran ;

- Troubles Musculo-squelettiques (administratif) : fréquence, durée, régularité des tâches ;

- Travailler seul(e) sur un site.

Profils recherchés

* Compétences professionnelles :

- Rigueur ;

- Organisation ;

- Discrétion ;

- Travail en équipe.

* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Faible.

- Accueil physique et téléphonique ;

- Connaissance du rôle des élus ;

- Relations élus / administrés / personnel communal ;

- Connaissance de l'environnement administratif interne et externe (connaissance des compétences des collectivités et organismes extérieurs).

* Technicité / expertise requise par le poste : Faible.

- Savoir utiliser les outils informatiques (word, openOffice, openOffice Calc, Internet, Intranet) ;

- Être capable de s'exprimer clairement et de reformuler les demandes des élus, des administrés et des collègues de travail ;

- Être capable de gérer les situations de stress et les publics difficiles.