Gestionnaire administratif·ve

Descriptif de l'emploi

Missions du métier

Contribuer aux actes de gestion administrative

Missions du poste

Sous l'autorité du chef de service, assure la mise en oeuvre du dispositif Aide aux repas (gestion, organisation et coordination des moyens, suivi des campagnes, indicateurs )

Missions / conditions d'exercice

Au sein de la direction adjointe de la restauration scolaire et sous l'autorité de la cheffe du service gestion administrative et financière, vous assurerez la gestion, l'organisation et la coordination du dispositif d'aide à la restauration scolaire des collégiens (ARC). Vous contribuerez à son pilotage, au suivi des campagnes et à l'évolution du dispositif.

Les principales activités sont les suivantes :

Assurer la mise en oeuvre et le suivi du dispositif : planifier les échéances, coordonner les campagnes et veiller au bon déroulement des différentes étapes en lien avec la cheffe de service.

Coordonner l'activité des instructeurs : organiser et répartir les tâches, en lien avec l'assistante du service et assurer le suivi de l'activité.

Réaliser les opérations de gestion administrative et financière : examiner la facturation, contrôler et consolider les états financiers transmis par les collèges, calculer les avances en lien avec la cheffe de service et préparer le mandatement des subventions.

Organiser et suivre les campagnes de demande d'aide : préparer les dossiers et les supports d'information, assurer la communication auprès des familles et des établissements scolaires, participer à l'instruction dématérialisée des demandes et éditer les notifications d'attribution destinées aux familles.

Accompagner les établissements scolaires : assurer le suivi des conventions, diffuser les informations utiles et veiller au respect des modalités de mise en oeuvre du dispositif.

Mettre en place et suivre les outils de pilotage : élaborer les indicateurs, assurer la clôture informatique des campagnes et organiser l'archivage des dossiers.

Contribuer à l'amélioration et l'évolution du dispositif : participer à son évaluation, proposer des améliorations des outils administratifs, informatiques et de communication et assurer une veille sur le cadre réglementaire. Conduire des analyses financières et comparatives, produire des éléments d'aide à la décision et formuler des propositions d'évolution.

Le Département de l'Hérault compte 50 conseiller·ères départementaux·ales élu·es pour représenter les 25 cantons du territoire. Cette collectivité territoriale de proximité permet d'être au plus près des besoins des 1,2 million d'Héraultais·es. Elle mobilise 5 600 agents dans plus de 120 métiers différents, déployés sur l'ensemble d'un territoire riche et diversifié. Nous intervenons dans des domaines essentiels du quotidien, notamment les solidarités, l'éducation, l'aménagement du territoire, l'environnement...

En rejoignant nos équipes, vous participez à un service public porteur de sens, où l'engagement collectif est valorisé. Pour en savoir plus : https://herault.fr/276-emplois-et-stages-du-departement.htm

Profils recherchés

Assurer l'accueil des usagers : principalement par téléphone et ponctuellement en présentiel

Chiffres clés:

Montant du budget géré : 1,2M€

140 établissements, 12000 dossiers à minima, 400 actes comptables

Combien d'agent dans l'équipe - Service de 9 agents dont 2 sur le dispositif renforcé durant la période de campagne