Gestionnaire administratif

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Santé, sous la responsabilité du chef du Pôle Accueil Petite Enfance et de son adjointe, le/la gestionnaire administratif(ve) assure le fonctionnement courant du service central et contribue activement à des projets transverses. Le poste est organisé en deux volets complémentaires et équilibrés : la gestion administrative et comptable de la formation des assistants maternels d'une part, et le pilotage de projets de modernisation du service d'autre part.

Le Département des Yvelines gère l’agrément, le suivi et le contrôle des assistants maternels ainsi que la formation obligatoire de ces derniers, en amont de leur exercice. Le service, en central, coordonne l’ensemble de ce dispositif en lien avec les services des assistants maternels des territoires et le prestataire.

Missions / conditions d'exercice

Les missions :

Gestion administrative du service :

- Assurer le secrétariat courant : traitement du courrier, rédaction de courriers et notes (dont courriers de refus d'agrément…), archivage et suivi documentaire en lien avec le métier

- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi d'activité

- Être le relais dans les missions liées à la Commission Consultative Paritaire Départementale (organisation des commissions, rédaction et synthèse des éléments transmis par les professionnelles, rédaction de décisions juridiques…)

- Contribuer aux instructions de la direction : délibérations, notes, processus achats

Gestion de la formation des assistants maternels :

- Assurer le lien opérationnel avec le prestataire de formation : suivi des sessions, gestion des absences et dispenses, traitement des situations signalées

- Consolider les données de formation transmises par les territoires et fiabiliser les statistiques d'activité et de statistiques

- Gérer la facturation des formations : élaboration des bons de commande, contrôle et validation des factures, gestion des indemnités de remplacement

Pilotage de projets transverses :

- Contribuer à des projets de modernisation du service, par exemple la refonte du site internet départemental dédié à la petite enfance

- Élaborer des fiches protocoles et des référentiels métiers relatifs au fonctionnement des agréments (agrément individuel, formations associées...)

- Organiser des événements internes (séminaires, réunions d'information...) : logistique, coordination, rédaction de comptes rendus

- Assurer une veille réglementaire sur les textes relatifs à la formation et à l'agrément des assistants maternels et proposer les mises à jour nécessaires

Profils recherchés

- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent

Savoir faire :

- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook

- Capacité à rédiger des courriers, notes et supports de communication (qualité rédactionnelle indispensable)

- Aisance avec les outils numériques et les bases de données

- Appétence pour le juridique : capacité à lire et comprendre des textes réglementaires (textes de formation, agréments individuels)

Savoir être :

- Rigueur et sens de l'organisation

- Autonomie et prise d'initiative

- Curiosité, motivation et goût pour la diversité des missions

- Bon sens du contact et de la communication

- Respect strict des obligations de confidentialité et de discrétion

- Capacité à travailler en équipe dans un environnement pluridisciplinaire

Permis B obligatoire