Gestionnaire Administrative (h/f)

Descriptif de l'emploi

Gestionnaire administrative du service Monde Patriotique-Seniors-Jumelage.

Missions / conditions d'exercice

ATTRIBUTIONS ET FONCTIONS :

• Suivi du recensement des centenaires de la commune

• Mise à jour des fichiers Seniors (IMPLICITE) : environ 2400 personnes

• Mise à jour des fichiers des maisons de retraite (IMPLICITE)

• Préparation et suivi des inscriptions aux activités

- réservation des locaux et demande de mise en place

- préparation des fascicules et cartes d’inscription

- création d’un programme pour chaque activité remis aux seniors lors de leur inscription

- saisie des inscriptions pour chaque activité sur le logiciel seniors

- mise à jour des inscriptions (nouvelle inscription/annulation/transfert sur une autre date)

- création des supports pour les inscriptions (animations, sorties, voyages, colis, etc.)

- Faire marché voyages Seniors, ouverture plis, choix, synthèse, inscriptions.

• Tenue des dossiers des activités

- préparation du listing de ramassage du bus + listing de la répartition des chambres (pour les voyages avec nuitées)

- préparation du dossier emporté par les accompagnateurs le jour de la sortie

- préparation de la réunion de concertation (bilan activités, présentation livret seniors,..)

- organisation et distribution des colis de Noël + distribution dans les maisons de retraite et à domicile

- divers bilans sur l’ensemble des activités

• Tenue des distributions de colis

- Faire marché, ouverture plis, choix, synthèse, inscriptions, distributions.

• Enregistrement, tri et sélection des photos prises pendant les voyages

• Classement de brochures diverses sur la documentation touristique

• Classement de brochures diverses sur les aides sociales, activités, associations pour les seniors

• Archivage annuel des dossiers Seniors

• Accueil du public et accueil téléphonique

• Secrétariat divers, aide aux mises sous plis

• Animations diverses, accompagnement et prise en charge de groupes lors de sorties seniors, si nécessaire

• Polyvalence Monde Patriotique

• Gestion du budget : Seniors

- Faire des recherches de devis

- Régies d’avances (1chéquier), suppléante

- Etablissement de bons d’engagement de dépenses

- Enregistrement de factures d’après les bons d’engagement

- Archivages bons d’engagements

• Missions attachées aux vins d’honneurs

- Mise en place, service et rangements des vins d’honneurs (ponctuels)

- Gérer les inventaires de la cave sur informatique (Excel) + stocks physiques si nécessaire

- Réceptionner les marchandises livrées sur place

- Livrer les marchandises pour les vins d’honneurs qui ont lieu hors de la mairie, avec ou sans service et par la suite récupérer les excédents (si nécessaire)

- Laver la vaisselle qui a été utilisée lors des vins d’honneurs (ponctuels)

Activités au Foyer RESTAURANT Émile COUSIN

• Une année sur deux, présence au repas de Noël

SPECIFICITES DU POSTE :

Transport des seniors (MPSJ) + très ponctuellement (foyer Émile Cousin) si nécessaire

Travail du lundi au vendredi midi et en fonction des besoins de service (programmation seniors et cérémonies les week-end et jours fériés).

Profils recherchés

SAVOIR-FAIRE

-Conscience professionnelle et travailler en autonomie.

-Accueillir, filtrer et orienter les appels et les

demandes téléphoniques ainsi que les personnes,

-Renseigner les interlocuteurs,

-S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs

divers et variés,

-Rédiger un compte rendu des réunions

-Réaliser un suivi budgétaire

-Classer les documents,

-Réaliser un suivi des recettes et dépôt des fonds à la trésorerie

CONNAISSANCES

Bureautique Connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, Logiciel Implicite)

Techniques de secrétariat

Techniques d’accueil physique et téléphonique

Classement et archivage

Communication/relations interprofessionnelles

Gestion administrative

Comptabilité publique M 57

QUALITES ET APTITUDES

Disponibilité, Ponctualité, Assiduité, Organisation…

QUALITES RELATIONNELLES

Esprit d’équipe, accueillant et agréable avec le public (adapté aux personnes âgées), Bon relationnel avec les autres services