Gestionnaire administrative

Vos missions en quelques mots

Activités principales :

Gestion des stages

Informer et accompagner les étudiants dans leurs démarches ; réceptionner et contrôler les conventions ; assurer le circuit des signatures et le suivi des avenants ; maintenir le lien avec les structures d’accueil et suivre le déroulement administratif des stages. Collecter les attestations et évaluations, préparer les éléments nécessaires aux jurys, transmettre les déclarations de stages au BAIP et assurer l’archivage. Diffuser les offres sur Réseau Pro et constituer un carnet d’adresses des structures d’accueil.

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Gestion de l’apprentissage

Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat et assurer l’interface avec les CFA et employeurs. Suivre les contrats, avenants et ruptures ainsi que la situation de chaque alternant au moyen d’un tableau de bord. Assurer le suivi de l’assiduité, des justificatifs d’absence, des livrets d’apprentissage et des évaluations. Organiser les entretiens et visites de suivi, contrôler les calendriers transmis par les CFA et préparer les campagnes de recrutement des apprentis.

Suivi annuel des formations

Tenir et anticiper le calendrier administratif de chaque formation. Préparer la rentrée et vérifier les situations individuelles des étudiants. Veiller à la cohérence des calendriers universitaires, CFA et emplois du temps. Assurer le suivi administratif des intervenants extérieurs et, en lien avec le gestionnaire financier, des vacations, missions et paiements. Organiser administrativement les soutenances, préparer les jurys et délivrer les documents administratifs. Participer à l’organisation des réunions, journées d’étude et remises de diplômes.

Coordination et continuité administrative

Assurer l’accueil et l’information administrative des étudiants et orienter les demandes pédagogiques vers les responsables concernés. Anticiper les échéances et assurer l’interface avec la gestion financière de l’UFR en centralisant et transmettant les demandes nécessaires. Tenir à jour les procédures, modèles, calendriers, contacts, tableaux de suivi et archives afin de garantir la continuité du service. Coordonner son activité avec les équipes pédagogiques et rendre compte au responsable administratif de l’UFR.

Profil recherché

Compétences requises :

Connaissances

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur ; cycle annuel d'une formation de master.

• Cadre général de l'apprentissage et du stage en milieu professionnel ; rôle et fonctionnement d'un CFA.

• Procédures administratives de scolarité (inscriptions, conventions, jurys, délivrance de documents).

• Outils de gestion universitaire ( Pstage, Apogee, EPI, Réseau Pro...) et de gestion de l'apprentissage ; une expérience préalable des outils du CFA constituerait un atout.

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Savoir-faire

• Conduire simultanément plusieurs dossiers, calendriers et promotions, et hiérarchiser les urgences.

• Anticiper les échéances et engager les opérations

• Vérifier la conformité administrative de dossiers et identifier les pièces manquantes.

• Concevoir et tenir des tableaux de bord et des outils de suivi.

• Formaliser des procédures et rédiger des courriers et notes de qualité professionnelle.

• Relancer avec fermeté et courtoisie des interlocuteurs variés, y compris extérieurs à l'université.

Savoir-être

• Autonomie et sens de l'initiative dans son champ de responsabilité.

• Sens de l'accueil et de l'écoute, en particulier à l'égard des étudiants.

• Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation.

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

• Aptitude au travail en relation avec plusieurs équipes et plusieurs services.

Vacant à partir du 08/10/2026

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie