Gestionnaire au sein du secrétariat de direction (h/f)

Descriptif de l'emploi

Située à 12 km de Paris, dans le département du Val de Marne, la Ville de Fresnes (29 000 habitants) œuvre avec cœur pour pérenniser et développer un service public de qualité en direction de sa population.

Rattaché à la responsable du service de secrétariat de la direction générale, vous prenez en charge la gestion du courrier des services municipaux et l’administration du logiciel des courriers MAARCH. En appui à l’assistante de direction, vous assurez également la gestion de l’interface des directeurs et responsables des services, en facilitant la coordination et le suivi des échanges.

Missions / conditions d'exercice

Traitement du courrier externe, des parapheurs et du courrier interne

- Ouverture du courrier ;

- Répartition des courriers papier par service ;

- Enregistrement et diffusion au superviseur dans le logiciel MAARCH ;

- Classement papier ;

- Réception et transmission des fax papier ;

- Réception des colis et transmission aux destinataires ;

- Préparation, comptabilisation et envoi des courriers départs des services municipaux (recommandés et simples) pour La Poste ;

- Dispatching des courriers à remettre aux appariteurs ;

- Suivi comptable de la facturation des courriers avec La Poste

- Assurer le suivi du traitement des réponses aux courriers arrivés.

- Récupération des parapheurs à mettre à la signature

- Récupération des enveloppes de courriers internes à distribuer au service destinataire et/ou aux organismes extérieurs disposant d’une bannette ;

- Distribution des parapheurs revenus signés au service destinataire et les organismes extérieurs disposant d’une bannette ;

- Récupération et distribution des parapheurs au cabinet de Monsieur Le Maire puis à retourner dans les différents services ;

- Administration du logiciel des courriers MAARCH ;

- Formation des nouveaux agents à l’utilisation du logiciel MAARCH.

Autres missions :

Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l’assistante de la direction générale avec pour principales missions

- Accueil physique et téléphonique ;

- Gestion des priorités ;

- Filtrage, orientation et transmission des demandes ;

- Recherche et restitution d’informations à partir de documents et/ou de bases de données ;

- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales, écrites et/ou de dossiers ;

- Mise à jour et suivi des tableaux de bord de pilotage,

- Retour d’information aux personnes concernées sur l’avancement des dossiers et actions ;

- Relations avec les assistantes des secrétariats de Monsieur le Maire et des élus ;

- Diffusion des notes et informations ;

- Organisation, classement et archivage des dossiers, sous format électronique et papier ;

- Prise de notes, rédaction et suivi des comptes rendus ;

- Gestion des flux de documents entrants et sortants de la direction ;

- Mise en forme de documents sous différents formats : tableaux, graphiques, présentations PowerPoint, etc. ;

- Suivi administratif ;

- Planification et gestion des agendas des et des priorités en l’absence de l’assistante de la direction générale ;

- Préparation et organisation des déplacements, des rendez-vous et des réunions de la direction

Profils recherchés

- Bonne connaissance de l’organisation des services et du fonctionnement d’une collectivité ;

- Sensibilité aux enjeux politiques ;

- Discrétion et confidentialité ;

- Disponibilité ;

- Réactivité ;

- Capacité à appliquer des procédures ;

- Gestion du temps et des échéances ;

- Gestion des priorités.