Gestionnaire d'une école doctorale (H/F)

Vos missions en quelques mots

CDD 4 mois

Démarrage à compter du 04/01/2027

Catégorie : C Corps : Adjoint technique

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission Organisation administrative et pédagogique d’une école doctorale

Activités Gestion administrative des dossiers des doctorants : - Admissions : informations, envoi et réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l’Ecole doctorale - Demandes de réinscriptions : réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l’Ecole doctorale - Inscriptions administratives - Suivi des dossiers (admissions, inscriptions, soutenance, formations) - Organisation des soutenances : validation jury, courriers aux membres du jury, suivi du dossier de soutenance… - Gestion des registres de soutenance et vérification des données avant l’édition des diplômes - Travailler en collaboration avec la BU pour la mise en ligne des thèses Organisation administrative de l’Ecole doctorale et de son Conseil - Préparation et organisation des réunions du Conseil de l’Ecole doctorale : élaboration et diffusion des convocations (en concertation avec la direction de l’Ecole doctorale), - Rédaction des compte-rendu de réunion - Mise en œuvre et suivi des décisions adoptées - Aide à la rédaction du dossier d’accréditation de l’école doctorale (quinquennal) Organisation des activités scientifiques de l’Ecole doctorale - Préparation des journées doctorales : réalisation des programmes - Organisation du séjour des intervenants (le cas échéant) : transports, logement, repas ; demande de devis auprès de traiteurs, restaurants, hôtels, transporteurs ; mise en ligne - Organisation des formations disciplinaires Gestion financière de l’école doctorale - Suivi du budget - Demandes de devis, bons de commande - Mise en place et suivi des subventions allouées aux doctorants Gestion du site internet de l’école doctorale

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Activités associées : Accueil, veille documentaire et diffusion de l’information - Accueil, conseil et orientation des doctorants et enseignants - Correspondance avec les doctorants : réponse précise et circonstanciée - Mise à jour des informations concernant l’Ecole doctorale (offres de financement, conférences, journées doctorales, etc.) sur le site internet de l’Université, - Diffusion aux équipes de recherche des informations (bourses, fondation, prix, subventions, partenariat) transmises par les organismes et par la Direction de la Recherche Participation à la réflexion sur l’organisation des écoles doctorales - Harmonisation des activités et des procédures entre les différentes écoles doctorales - Participation aux réunions de travail - Élaboration d’un calendrier de mise en place d’une organisation identique de travail entre les écoles doctorales de l’université

Profil recherché

Connaissances :

- Connaître l’organisation et le fonctionnement des universités

- Connaître les circuits des décisions administratives de l’enseignement supérieur et de la recherche

- Avoir une bonne connaissance de la réglementation en matière de formation doctorale

- Connaître l’organisation de la recherche

- Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative

Compétences opérationnelles :

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- Accueillir et prendre des messages

- Enregistrer et classer les documents

- Travailler en équipe

- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans le domaine de gestion administrative

- Savoir lire et appliquer les textes réglementaires

- Savoir structurer et rédiger un procès-verbal de réunion, et tout autre document d’information technique ou réglementaire

- Savoir planifier les activités et les échéances

- Maîtriser les outils courants de la bureautique

- Savoir rendre compte

- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités

- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (AMETHIS, APOGEE, STAR, STEP, file Maker-Pro…)

- Pratiquer une langue étrangère, notamment l’anglais

Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation

- Réactivité

- Travail en équipe

- Capacité d’initiative

- Rigueur et conscience professionnelle

- Disponibilité, qualité d’écoute et sens du relationnel

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

[email protected]

Relation hiérarchique :

La personne est placée sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif du Collège doctoral – Université de Strasbourg

Contraintes organisationnelles : disponibilité en fonction de l’activité, contraintes de délais à respecter – temps forts : période de rentrée et concours de l’école doctorale

Contraintes diverses : interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs, traitements d’informations à caractère confidentiel.

Vacant à partir du 04/01/2027

Chargée / Chargé de la coordination administrative