Gestionnaire de formation

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du chef de service, l’agent doit assurer le support du service stratégie formation et notamment le suivi administratif de l’exécution de la programmation des formations externes.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales

Assurer le suivi des sollicitations extérieures au service stratégie audit :

- Assurer l’accueil téléphonique et réorienter les appels si besoin ;

- Répondre aux sollicitations dans le cadre d’un rôle d’accompagnant.

Gestion administrative et vie dans le service :

- Saisir et compléter les documents administratifs relatifs aux activités du service ou groupement ;

- Participer à des réunions de service internes ou externes sur les sites du SIS ;

- Tenir à jour la base de données CNFPT des agents statutaires ou contractuels ;

- Gérer la campagne permis PL au niveau départemental et subvention des CPINI.

Outil métier formation (GEEF) :

- Créer des modèles de stage si inexistants ;

- Saisir les informations relatives au plan de formation dans l’outil métier.

Suivi des compétences :

- Assurer la publicité et le suivi des inscriptions aux concours et examens professionnels des agents, en lien avec le groupement des ressources humaines ;

- Mettre à jour les données de suivi du compte personnel de formation dans l’outil métier ;

- Mettre à jour les livrets individuels de formation ;

- Gérer les demandes de dispenses de formation interne (préparation commission + édition diplômes) ;

- Gérer les demandes de dispenses CNFPT.

Gestion d’un portefeuille de stages externes :

- Demander les devis ;

- Diffuser les offres de formation aux publics concernés ;

- Réaliser l’inscription et assurer le suivi administratif des formations dans l’outil métier du SIS, ou des écoles nationales ;

- Gérer la logistique des stages externes : ordres de mission, déplacements, restauration, hébergements, suivi des moyens de transports, réservation train et véhicules si nécessaire ;

- Préparer des dossiers de stage ;

- Assurer le lien entre le service et le stagiaire du SIS 68.

Comptabilité et exécution financière (outil métier CIVIL) :

- Saisir les demandes d’engagement ;

- Générer les bons de commandes ;

- Traiter les factures / liquidation ;

- Traiter les demandes de subventions permis PL des CPINI ;

- Relancer les factures auprès des différents prestataires.

Activités secondaires

- Participer à la permanence téléphonique du GFAP selon un roulement préétabli ;

- Gérer les boîtes mail du service GFAP.

Profils recherchés

- Qualités relationnelles ;

- Adaptabilité ;

- Réactivité ;

- Autonomie ;

- Rigueur ;

- Sens de l’organisation.