Gestionnaire de formation

Vos missions en quelques mots

Missions principales :

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service « Formation et Poursuite de Carrière », vous intégrerez l'équipe Formation (composée de deux gestionnaires) en travaillant en binôme avec un autre gestionnaire. Vous collaborerez étroitement avec les deux agents du service Poursuite de Carrière (Alumni et Espace Accompagnement Parcours Professionnels), les formateurs, les Écoles Doctorales, les services centraux du Collège Doctoral (Finances, Événementiel, Relations Internationales) et les doctorants.

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Activités principales :

- Assurer la mise en œuvre et le déploiement opérationnel de l'offre de formation destinée aux doctorants et aux encadrants de thèse.

- Gérer le suivi administratif complet des modules de formation sur les logiciels métiers dédiés (saisie sur ADUM, Sphinx, ADE, gestion et suivi des inscriptions jusqu'à la validation des heures).

- Assurer l'interface et la coordination logistique avec les intervenants et formateurs (gestion des plannings, disponibilités, maintien ou annulation des sessions, bilans).

- Contribuer au suivi budgétaire et financier des formations en instruisant et transmettant les pièces justificatives pour la mise en paiement des heures d'enseignement et des factures au service financier.

- Accueillir, informer et conseiller les doctorants et les encadrants de thèse sur l'offre de formation.

- Participer à l'analyse des bilans pédagogiques et proposer des ajustements pour faire évoluer l'offre de formation en lien avec la stratégie de l'établissement.

- Promouvoir l'offre de formation et accueillir le public lors des événements du service et du Collège Doctoral.

- Contribuer à la vie du service et aux instances (commissions pédagogiques) et apporter un soutien ponctuel aux activités du pôle carrière.

Profil recherché

- Maîtrise des logiciels informatiques et applicatifs métiers de la formation (ADUM, SPHINX, KSUP, ADE) et des outils bureautiques

- Capacités rédactionnelles éprouvées pour la correspondance administrative et la rédaction de bilans

- Connaissance des circuits administratifs et financiers de base applicables à la gestion de formation

- Maîtrise de l'anglais opérationnel (niveau A2 minimum)

- Une connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et du doctorat est un plus

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- Excellentes qualités relationnelles, sens du contact, de l'accueil et du conseil

- Rigueur, sens de la méthode et organisation

- Polyvalence, réactivité et capacité d'adaptation face aux imprévus

- Esprit d'équipe, appétence pour le travail partagé et la dynamique collective

Expérience professionnelle souhaitée : Débutant accepté.

Formation / Diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac+2/3 (type BTS, DUT/BUT ou Licence en gestion administrative, ingénierie de formation ou filières tertiaires).

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Sur le recrutement :

Merci d'envoyer un courriel à :

Igor JACQUET, chargé.e de recrutement [email protected]

Sur le poste :

Merci d'envoyer un courriel à :

Candice Robert, [email protected], Responsable du service Formation et poursuite de carrière

Pas de contrainte particulière spécifiée ; présence requise lors des temps forts et événements institutionnels du Collège Doctoral.

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de formation