Gestionnaire de scolarité H/F

Vos missions en quelques mots

Missions principales de l’agent :

· Accueillir, renseigner et orienter les élèves et les enseignants des différentes filières.

· Gestion des inscriptions administrative dans APOGEE, information et orientation aux étudiants,contrôle des pièces ;

· Edition des cartes étudiantes et attestations diverses

· Gestions des éditions des diplômes

· Gestion et suivi des absences

· Participation aux enquêtes, (cti, cdfi, l’étudiant…), évaluation des enseignements ;

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· Suivi et gestion des Polypoints dans Oasis ;

· Suivi de l’UE initiative en collaboration avec le secrétariat apprentissage ;

· Organisation et suivi des sessions de toeic (9/an) ;

· Suivi des demandes de transferts ;

· Ponctuellement : participation à l’organisation des examens pour les étudiants en situation de handicap et surveillances.

· Participer à l’organisation des amphis d’accueil, JPO, RDD, simulation d’entretien et journées du parrain ;

· Soutien au service communication participation dans le cadre de l’offre de formation / mise à jour des pages web à destination de la scolarité ;

· Classement et archivage les documents ;

· Référente de la commission logement : A confirmer

Profil recherché

Connaissance, savoir :

· Organisation et fonctionnement de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique

· Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement

· Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique

· Maîtrise du logiciel de scolarité (APOGEE)

· Bonne maîtrise de la communication orale et écrite

· Connaitre les circuits de communication et procédures de l'Université et de l’école.

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Savoir-faire :

· Mettre en œuvre des procédures et des règles

· Analyser et gérer les demandes d’information.

· Savoir rendre compte

· Communiquer et faire preuve de pédagogie

· Trier, hiérarchiser et classer les informations et données. Gérer la confidentialité.

· Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint, logiciel de messagerie)

· Adaptabilité à de nouveaux outils informatiques.

· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des élèves

· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser

· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité

· Participer aux opérations de logistique

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE)

· Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités

Savoir-être :

· Capacité à travailler en équipe et à échanger

· Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;

· Aptitude relationnel et sens du service public

· Capacité à interagir avec différentes équipes de l’école de l’université et éventuellement du CFA

· Autonomie et sens des initiatives

· Savoir travailler en équipe ;

· Organisation – Rigueur

· Se rendre disponible dans les périodes d’activité intense

POLYTECH PARIS SACLAY : école Polytechnique Universitaire de l’Université Paris Saclay.

Cette école forme des élèves ingénieurs en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiants, apprentis et auditeurs de formation continue (850 inscrits en 2020/2021).

Les ingénieurs sont formés dans l’une des 4 spécialités proposées : Electronique et Systèmes Robotisés / Informatique/Matériaux : Mécanique et Energie / Photonique et systèmes optroniques.

L’équipe administrative et technique est constituée de 30 personnels BIATSS. Il y a 80 enseignants permanents et 350 enseignants vacataires.

Vacant à partir du 30/09/2026

Assistante / Assistant de direction