Gestionnaire de scolarité H/F

Vos missions en quelques mots

Le gestionnaire de scolarité en secrétariat de diplômes a pour mission principale la participation et la contribution au bon déroulement des études des étudiants, en lien avec les responsables pédagogiques, les enseignants et les collègues de la scolarité.

Placé sous la responsabilité directe de la Responsable du service de la scolarité, Il/elle sera en charge de la gestion pédagogique et administrative de la Licence de Psychologie.

- Assurer l'organisation de la scolarité des étudiants et l'organisation des enseignements • Elaborer les emplois du temps • Saisir dans CELCAT les absences et les reports de cours avec affectation de salles et saisie des codes • Créer les groupes dans Apogée et répartir et saisir les étudiants dans les groupes de TD • Suivre les absences des étudiants, les tiers-temps et les ERASMUS

- Accueillir, informer et orienter les différents usagers (étudiants, enseignants) • Informer et conseiller les différents acteurs de l'UFR • Accueil physique et téléphonique des différents publics • Interface entre les étudiants, les enseignants et la scolarité centrale • Gérer la messagerie et les courriers attenants à l'activité

- Aider au déroulement des examens • Organiser les oraux et les soutenances de stages • Collecter, vérifier et mettre en forme les sujets d'examens • Vérifier la présence des étudiants aux épreuves • Désanonymer les copies d'examen terminal • Assurer le contrôle de la cohérence des notes • Saisir les notes des contrôles continus et des examens terminaux dans APOGEE • Elaborer les procès-verbaux des jurys et préparer les délibérations • Afficher les résultats

- Participer à la gestion administrative de la scolarité • Participer à l'organisation du calendrier pédagogique de la vie étudiante • Participer au contrôle du respect de la mise en œuvre des modalités de contrôle des connaissances • Vérifier les états de service des enseignants et des intervenants extérieurs • Assurer la mise à jour et la diffusion du livret de l'étudiant • Coordonner le travail avec d'autres composantes

- Activités associées • Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative • Suivre l'évolution de la réglementation • Sauveteur secouriste du travail • Participer aux JPO, réunions de pré-rentrée, forum avenir étudiants • Alimenter le site de l'UFR LSH sur la partie formation de Psychologie • Fiabiliser les services des filières licences en collaboration avec le service RH de l'UFR LSH

Profil recherché

Savoir-faire et savoir-être :

• Rigueur indispensable dans l’application des textes régissant le déroulement des études • Technicité et bonne connaissance des structures des maquettes des diplômes • Bonne connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et du déroulement d'une année universitaire • Sens de l’organisation et autonomie • Polyvalence • Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (WORD, EXCEL, APOGEE, CELCAT, PSTAGE) • Capacité à anticiper • Avoir un bon relationnel • Gestion du stress

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Contraintes particulières de travail :

• Adaptabilité aux changements (nouvelles accréditations de diplômes, nouvelles modalités de contrôles des connaissances, réformes universitaires,) • Combiner des compétences de gestion de scolarité de secrétariat et de scolarité générale par le suivi administratif et pédagogique des étudiants • Forte amplitude de travail en période d’examens et de rentrée universitaire • Contraintes de gestion liées aux calendriers universitaires • Pallier l’absence des collègues absents

Vacant à partir du 08/06/2026

Gestionnaire de scolarité