Gestionnaire de scolarité odontologie (F/H) - UFR Santé

Vos missions en quelques mots

Définition de la fonction

L’adjoint en gestion de la formation et de la scolarité a pour mission la gestion administrative et logistique d’un ou plusieurs parcours de formations (initiales ou continues, en présentiel ou en distanciel) de la préparation du recrutement à la diffusion des résultats d’admission.

Il assure des actes administratifs courants et des opérations de gestion relatifs au parcours de l’étudiant, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur.

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Garant du bon déroulement administratif du parcours de formation de l’apprenant, il sera l’interlocuteur de proximité et travaillera en collaboration étroite avec les équipes pédagogiques.

Champ des relations

En interne : apprenants, usagers, enseignants et responsables pédagogiques, services administratifs, audiovisuel, logistique, informatique, Services Centraux de L’Université Marie et Louis PASTEUR En externe : candidats, organismes d’accueil de stages, partenaires

Activité 1 : Gestion administrative et logistique de la formation et de la scolarité

• Accueillir, informer et guider les apprenants dans leurs démarches administratives liées à la scolarité • Récolter, vérifier, saisir et mettre à jour des données dans les applications de scolarité • Elaborer et gérer les emplois du temps relatifs au parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique, le service planification et assurer sa mise à jour • Réaliser le processus des inscriptions administratives et pédagogiques • Organiser sur les plans administratifs et logistiques les examens liés au parcours de formation : préparer matériellement les sessions d’examens (convocations, listes d’émargement, salles...) • Assurer la gestion administrative des jurys (préparation des documents, saisie des résultats) • Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année (absences, publics spécifiques, en situation de handicap, aménagements) • Gérer la partie administrative des stages (convention, suivi administratif) Vérifier et délivrer les attestations de réussite et diplômes (en lien avec le Bureau des Etudes et de la Scolarité) • Elaboration en coordination avec les responsables pédagogiques du tableau des besoins en cours complémentaires

Activité 2 : Appui au fonctionnement du service

• Participer à la continuité de service en période de forte activité • Mettre en forme des documents administratifs (courriers, attestations, certificats) ; les classer et archiver conformément à la réglementation • Appliquer les procédures et consignes transmises

Profil recherché

Compétences opérationnelles

• Avoir un bon relationnel et savoir s’adapter à différents publics ; savoir les accueillir et les orienter • Appliquer des procédures administratives • Saisir et contrôler des données • Faire preuve d’organisation et savoir prioriser • Savoir recueillir et transmettre des informations • Savoir travailler en équipe • Être en capacité de s’approprier rapidement de nouveaux logiciels spécifiques au domaine

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Connaissances

• Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche • Connaitre la règlementation relative à la formation et à la scolarité (accès, candidatures, inscriptions, examens, bourses, stages, jurys, etc.) • Savoir utiliser les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité • Connaitre les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication

Compétences comportementales

• Sens relationnel et diplomatie • Être dynamique et réactif • Rigueur / Fiabilité • Sens de la confidentialité / discrétion professionnelle • Capacités d’anticipation

Conditions particulières d’exercice :

• Pics d’activité liés au calendrier universitaire (rentrée, examens, jurys) • Amplitude horaire pouvant être élargie ponctuellement • Travail en interaction permanente avec le public

Lieu de travail : UFR Sciences de la Santé

Missions télétravaillables : 1.5 jours par semaine après 6 mois d’activités sur le poste

Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2027

Gestionnaire de scolarité