Gestionnaire des entreprises de maintenance (h/f)

Descriptif de l'emploi

Assure le suivi administratif des contrats des travaux de maintenance entreprise.

Vous participez notamment au suivi des marchés de maintenance, aux travaux préparatoires inhérents à ces marchés, aux petits travaux entreprises au sein des bâtiments, aux différents contrôles réglementaires.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et information

• Assurer l’accueil téléphonique et physique

Gestion administrative et financière

• Vérification des devis en vue de l’établissement des bons de commande

• Réaliser les comptes rendus de visite, de constat, de fin de travaux…

• Traiter les bons de commande et contrôler les factures

• Participer à la rédaction des marchés

• Gérer les commissions de sécurité

• Réaliser des missions d’archivage et de classement

• Préparation des notes internes

• Gestion du courrier Elise

Gestion des contrats de maintenance :

• Assurer la gestion et l’optimisation des consommations des fluides (électricité, eau, gaz…) de la collectivité

• Analyser les anomalies éventuelles de facturation et contrôler les dérives de consommation, proposer des améliorations.

• Gérer les demandes de nouveaux branchements ou contrats auprès des opérateurs et des fournisseurs

• Suivre et contrôler la bonne exécution des marchés liés à la maintenance des bâtiments (ascenseurs, chauffage, électricité, toiture, électricité, plomberie etc)

• Assurer le suivi des programmes de contrôles préventifs des différentes installations

Profils recherchés

Connaissances théoriques

• Règles de la comptabilité publique

• Droit administratif, maintenance et sécurité des bâtiments

Compétences techniques ou méthodologiques

• Maîtrises de l’informatique (Word, Excel, Powerpoint)

• Maîtrise des logiciels métier et Civil Finances

• Technique de communication et de négociation

Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste

• Qualités relationnelles

• Organisation et rigueur

• Disponibilité et discrétion

Permis B obligatoire