Gestionnaire des formation

Vos missions en quelques mots

La ou le gestionnaire est chargé(e) de la formation continue assure la prise en charge d’un stagiaire de la formation continue.

Activité 1 : Conseil et orientation

• Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation

• Continue sur les démarches administratives liées à la formation

• Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité

• Assurer le rôle d’interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l’université, entreprises, organismes financeurs …

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Activité 2 : Gestion administrative

• Respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)…

• Assurer la gestion du courrier et de la messagerie

• Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : numéros RNCP, CPF…

• Assurer le classement et l’archivage

Activité 3 : Gestion scolarité

• Gérer les IP, la saisie des notes

• Participer aux délibérations des formations

• Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC

• Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le/la responsable pédagogique et les gestionnaires de scolarité

• Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction

• Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)

Activité 4 : Gestion financière

• Élaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, France Travail sur les plateformes dédiées

• Assurer le suivi des mises en paiement

• Assurer l’ingénierie financière du montage des dossiers de financement

• Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière

• Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires

• Collaborer à la gestion des mises en paiement avec le/la gestionnaire financier(e)

Activité 5 : Assistance logistique

• Mettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formation

• Participer à l’organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons, journées portes ouvertes

• Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Profil recherché

Les « savoirs » :

• Méthodes et outils d'aide à l'orientation

• Droit de la formation

• Diversité des publics

• Techniques documentaires

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

Les « savoir-faire » :

• S’exprimer oralement et par écrit de façon claire et concise

• Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)

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• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures

• Trier, hiérarchiser et classer les informations

• Gérer la confidentialité des informations et des données

• Travailler en équipe

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir planifier son activité et respecter les délais

• Accueillir les populations concernées

• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique

• Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)

• Rédiger des documents simples d'information et de communication

Les « savoir-faire » comportementaux :

• Avoir un esprit d’équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible

• Savoir travailler dans l’urgence

• Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique

• Avoir le sens du service public

• Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public

• Savoir identifier et s’adapter aux divers interlocuteurs (étudiant, enseignant, services de l’université)

• Savoir être disponible et à l’écoute

• Savoir apporter des réponses personnalisées

Vos candidatures sont à transmettre à l'adresse suivante :

[email protected]

Vacant à partir du 24/07/2026

Chargée / Chargé du pilotage de l'offre de formation