Gestionnaire des instances médicales

Descriptif de l'emploi

Garantir un accueil téléphonique et physique optimum :

• Renseigner, conseiller et assister les Collectivités et Etablissements publics concernant toutes questions relatives au Conseil Médical en formation restreinte

• Assurer le secrétariat téléphonique du service

• Etre à l’écoute

• Formuler des réponses claires et concises

• Garantir un accueil toujours courtois et posé

• Accueillir le public avec amabilité,

• S’exprimer clairement oralement et par écrit,

• Reformuler les demandes,

• Orienter le public vers les services ou organismes compétents

• Prendre les renseignements et rappeler

• Réorienter les appels téléphoniques si nécessaire

Prendre en charge le secrétariat administratif :

• Procéder à l’enregistrement du courrier

• Créer le dossier médical de l’agent et le mettre à jour à chaque visite ou changement de situation

• Rédiger et expédier les convocations

• Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers et compte-rendu

• Faire des observations et proposer des améliorations de l’existant

• Classer et archiver les dossiers et documents dans la GED

• Rendre compte des travaux au responsable de service

• Rédiger et proposer les avis lors des séances

Missions / conditions d'exercice

Savoirs :

• Connaissance du milieu médical

• Connaissance de la législation en vigueur au Conseil Médical

• Connaissance de base du statut de la Fonction publique territoriale et de l’environnement territorial

• Maitriser les procédures de service

• Techniques d’accueil et de secrétariat

• Maîtriser les techniques d’écoute

• Maitrise des logiciels et applications de bureautique : WORD, EXCEL, AGIRHE, GED

• Connaître les règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe

• Connaissances en gestion comptable et administrative

• Méthode de classement et d’archivage

• Maîtrise de l’application VADIM

Savoir être :

• Avoir le sens du service public

• Aisance relationnelle

• Patience

• Rigueur

• Sens de l’organisation

• Diplomatie

• Grande Discrétion

• Réactivité

• Priorisation

• Travail en équipe

Profils recherchés

Fonctionnaire