Gestionnaire des salles municipales et des manifestations associatives

Descriptif de l'emploi

La Direction Vie des Quartiers recherche pour son service Ressources un gestionnaire (H/F) pour ses 5 salles municipales qui ont vocation à être louées aux associations et particuliers.

Au sein d'une équipe composée de 5 agents + 1 cheffe de service, il/elle aura également en charge la gestion de la régie de recettes correspondantes.

Il se voit également confier la gestion administrative des dossiers de manifestations associatives relevant des domaines d'interventions de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

Chargé de la gestion administrative et du suivi des dossiers qui lui sont confiés, l'agent assure plus particulièrement la gestion de la mise à disposition des salles municipales et assure la gestion de la régie de recettes correspondante.

- Gestion des salles (G. Bonheur, P. Doumer, J. Bruno et Patie, salle de convivialité Laherrère) :

Assure la gestion des salles :

- Informer l'usager sur les mises à disposition des salles : tarifs, conditions de mise à disposition, disponibilités.

- Gérer les réservations des salles via le logiciel Planitech et gérer les mises à disposition des salles (documents justificatifs, courriers, assurance, remise de clés...) à titre ponctuel et/ou récurrente- Préparer et envoyer les courriers de mise à disposition des salles et les enregistrer sur le logiciel de suivi du courrier (PostOffice).

- Coordonner les états des lieux des salles Gaston Bonheur et Paul Doumer.

- Établir les courriers de facturation des salles et faire le lien avec le service finances.

- Etablir, le cas échéant, les courriers de litige avec les utilisateurs.

- Traiter les incidents et dégradations liés aux salles.

- Accueillir le public, le renseigner ou l'orienter vers un interlocuteur.

- Etablir les états des lieux entrée / sortie de la salle de convivialité Laherrère.

Supervise l'ensemble des interventions nécessaires dans les salles municipales :

- Coordonne et suit les interventions des agents d'entretien et concierges (agents de la collectivité et prestataires extérieurs), des agents techniques de la collectivité intervenant sur la maintenance des bâtiments (traiter les demandes de travaux ou de maintenance des salles et faire le lien avec le service bâtiment).

- Assure le bon déroulement des activités et prestations.

Optimise le fonctionnement des salles et leur mise à disposition :

- Identifier les besoins en renouvellement du mobilier et assurer la coordination avec les prestataires (devis, bons de commande...) et les services concernés.

- Proposer des évolutions des conditions de mise à disposition : règlement intérieur, tarification, matériels, benchmark auprès d'autres collectivités.

Etablit un bilan annuel et des statistiques, assure le partage et l'analyse des données avec la direction;

Assure la gestion de la régie :

- Procéder aux encaissements des recettes liées à l'occupation des salles municipales;

- Tenir la comptabilité des encaissements et rendre compte au comptable public.

Analyse les différents types de demande, apporte une réponse appropriée en fonction de sa connaissance du patrimoine et des besoins identifiés sur le territoire.

Assurer la gestion administrative des dossiers de manifestations associatives relevant des domaines d'interventions de la Direction et dans ce cadre :

- Conseiller et accompagner les associations dans la mise en oeuvre de leurs manifestations.

- Assurer la coordination avec l'ensemble des services de la collectivité impactés (Etat-Civil, Sécurité, Logistique Evènementielle, Occupation du Domaine Public).

- Assister aux comités techniques pour l'étude des demandes d'organisation de manifestations.

- Préparer et envoyer les courriers de réponse aux associations.

Profils recherchés

Formation et qualifications nécessaires : - Permis B

Formation accueil du public.

Formation utilisation des extincteurs- Formation gestion des conflits.

Compétences générales (savoirs et savoir-être) :

- Être réactif, à l'aise dans le relationnel, soucieux de l'image et de la qualité du service public.

Compétences spécifiques et/ou techniques :

- Connaître les techniques de planification.

- Connaître les techniques d'expression orale et écrite.

- Connaître l'emplacement et la configuration des salles municipales.

- Connaître la configuration et le fonctionnement de la Collectivité.

- Connaître le tissu associatif palois.

- Savoir utiliser l'outil informatique (traitement de texte, tableur...)

- Savoir s'orienter dans la ville.

- Savoir informer et orienter les visiteurs avec amabilité. Réagir avec calme aux situations d'agressivité, adapter son intervention aux différents publics.·

Lieu : 4 rue Henri IV

Horaires : Horaires variables ·

Quotité de travail attendue pour le poste : temps complet ·

Habilitations, permis : permis B