Gestionnaire formation DAEU

Vos missions en quelques mots

Le·la gestionnaire-assistant·e administratif de formation aura pour mission principale d’administrer les formations professionnelles (DAEU principalement)développées par le service :

Accueillir et communiquer

• Accueillir et informer le public • Traiter et diffuser des informations internes et externes (mails, courriers, site web) • Relancer les interlocuteurs (stagiaires, prescripteurs, enseignants) • Gérer les contacts avec les différentes institutions (Région, Missions locales)

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Gérer l'organisation des formations

• Gérer et diffuser les plannings • Assurer la logistique (réservation de salles, matériels) • Saisir, rédiger, mettre en forme des documents divers • Contribuer à la mise en place de la démarche qualité • Participer aux groupes de travail pour formaliser les processus • Identifier et proposer des actions d'amélioration

Gérer les procédures administratives

• Gérer les préinscriptions sur Angers, Saumur et Cholet • Inscrire les stagiaires sur APOGEE • Saisir hebdomadairement les absences des stagiaires dans la base DAEU • Gérer les absences des enseignants • Établir les demandes de financement et procéder au suivi des conventions/contrats • Planifier les préinscriptions pour chaque rentrée

Gérer les formations liées à l'appel d'offre régionale

• Participer à la réponse de l'appel d'offre émis par la Région • Assurer les inscriptions des stagiaires sur le logiciel régional FORPRO • Assurer le suivi mensuel des présences, absences, sorties et dérogations des stagiaires • Gérer les saisies permettant les rémunérations Région. • Générer et envoyer les listes des stagiaires, les factures

Gérer les examens

• Organiser les jurys, élaborer les plannings des examens et réserver les salles • Récupérer et mettre en forme les sujets des CC et sessions examens terminaux • Inscrire pédagogiquement les stagiaires sur APOGEE, envoyer les convocations • Organiser les examens et diffuser les résultats • Éditer et envoyer les attestations de fin de formation, de réussite, de compétences clés • Éditer les enquêtes Région, les diplômes et organise la remise des diplômes

Participer au suivi et à l'amélioration du Pôle

• Participer aux réunions (pôle, service, scolarité ) • Participer aux événements institutionnels du SCAFOP/CIPVA (JPO) • Participer à l'amélioration continue de la procédure de reprise d’étude en lien avec la Certification Qualiopi • Classer et archiver les documents

Profil recherché

Le poste proposé est administratif et la mission comprend une partie importante de mise à jour de systèmes d'informations au fur et à mesure du déroulé des séances.

Le/la candidat·e retenu·e témoignera de curiosité et de motivation pour administrer cette formation. Il/elle saura être à l'aise avec tout type de public pour apporter le meilleur accompagnement administratif.

Savoir :

• Applications métiers (FCA manager, Apogée, Sowesign, Forpro, Kairos, Ma rému) • Connaissance générale de la réglementation et des dispositifs/programmes de financement de la formation professionnelle, • Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs. • Connaissance globale de l'offre de formation de l'établissement en formation initiale et en formation continue, • Maîtrise des outils bureautiques et informatiques inhérents au domaine

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Savoir Faire :

• Compétences organisationnelles et rigueur, • Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant à l'hétérogénéité des demandes, • Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail. • Capacité a s’adapter aux situations d’urgence

Savoir Être:

• Qualités relationnelles, • Sens du service public et de la relation à l’usager, • Capacité d'écoute, • Esprit d'équipe, • Réactivité et adaptabilité. • Gestion du stress

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2027

Gestionnaire de scolarité