Instructeur administratif / Officier d'état civil (formalités - HdV)

Descriptif de l'emploi

Au cœur de son action municipale, la Direction Déléguée Proximité incarne l’engagement de la Ville de Metz en faveur d’un service public de proximité, d’écoute et de réactivité.

En lien direct avec les élus de proximité, les services municipaux et les partenaires institutionnels, la DDP œuvre à une administration accessible, humaine et efficace, ancrée dans les territoires et à l’écoute des besoins réels des habitants. Elle contribue activement à la modernisation de l'action publique, à la simplification des démarches administratives, à la valorisation de l’action citoyenne et à la promotion du vivre ensemble.

Au-delà des fonctions administratives qui la caractérisent, la DDP est un acteur central de la démocratie locale : elle encourage la participation citoyenne, soutient les dispositifs de concertation (Conseils de quartier, Conseil municipal des enfants, Conseil communal consultatif) et accompagne les projets de territoire portés par les Messins.

Au sein du service Formalités – Élections et affecté à l’Hôtel de Ville, vous jouez un rôle essentiel d’accueil, d’information et d’accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives. Interlocuteur privilégié du public pour les questions relevant des prestations et services de proximité, vous intervenez notamment sur des missions de l'ordre des formalités administratives, de la délivrance de titres d’identité, du recueil des doléances et de la délivrance de copies d'actes d'Etat-Civil.

Par votre sens du contact, votre rigueur et votre engagement, vous participez pleinement à la mission de proximité portée par la Ville de Metz.

Missions / conditions d'exercice

Accueil, information et accompagnement des usagers

- Accueillir, orienter et renseigner le public

- Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs : organisation des services, état civil ou toute autre prestation

- Apaiser les tensions éventuelles

- Solutionner les doléances et réclamations des usagers ; renseigner le support dédié et transmettre à la personne référente

- Garantir une qualité d’accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité

- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant

- Veiller à la gestion de l’affluence et du planning des rendez-vous

- Actualiser la documentation mise à disposition du public et l’affichage d’informations

Instruction des demandes liées aux diverses formalités administratives

- Remettre les dossiers / formulaires à compléter s’inscrivant dans la compétence recherchée

- Instruire les demandes : analyse des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement

- Délivrer les titres (CNI, passeports et identités numériques), les copies d'actes d'état civil et tout autre document lié aux démarches de proximité

- Instruire les demandes de recensement citoyen

- Réaliser des auditions d'intégration républicaine (prise de rendez-vous, courriers, liens avec la Préfecture)

- Accompagner le Référent Dispositif de Recueil Mobile en démarches à domicile sur les communes du territoire de l’Euro-Métropole de Metz

Organisation générale du service

- Gérer la boîte mail générique (transférer les demandes aux agents en charge des dossiers le cas échéant)

- Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique : gérer le matériel et les stocks de consommables et engager les commandes nécessaires

- Alerter la personne référente en cas de disfonctionnement

- Veiller à la sécurité des lieux et des titres (coffre-fort, alarme, etc.)

- Accompagner et faciliter l'intégration des nouveaux agents

Profils recherchés

- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des partenaires institutionnels, des usages et procédures administratives

- Bonne connaissance de la réglementation générale relative aux différentes missions (droit civil, droit électoral)

- Bonne connaissance de l’organisation et des procédures afférentes à l’instruction générale relative aux CNI/Passeports/Identité numérique, à l’Etat-Civil et aux formalités administratives

- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers

- Qualités relationnelles avérées et sens du service public

- Courtoisie, politesse et bienveillance

- Diplomatie et discrétion

- Aptitude au travail en équipe

- Rigueur, organisation