Lyon 1 Université - Secrétaire de département (H/F)

Vos missions en quelques mots

Missions principales :

Pendant l'absence de la titulaire du poste, et sous l'autorité du chef de département, l'agent assure en priorité la gestion des commandes et le suivi financier du département GEII dans Sifac. Selon le temps disponible, il ou elle apporte un appui à la gestion administrative du département.

Activités :

• Saisir les demandes d'achat et les bons de commande dans Sifac, dans le respect des règles de la commande publique et des marchés de l'université • Assurer le lien avec les fournisseurs, réceptionner les commandes et constater le service fait • Suivre les factures et les dépenses du département, alimenter les tableaux de suivi budgétaire • Traiter les demandes d'achat des enseignants et les ordres de mission • Accueillir et renseigner les étudiants, les enseignants et les interlocuteurs extérieurs • Participer au suivi des dossiers des vacataires en lien avec les services centraux • Apporter un appui ponctuel à la gestion de la scolarité et à l'assistance au chef de département

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Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

• Sifac (module achats / commandes) • Suite bureautique (tableur, traitement de texte • Outlook

Profil recherché

Compétences opérationnelles :

• Gérer son activité dans un calendrier contraint • Appliquer des procédures et des règles • Rendre compte • Maîtriser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte), La maîtrise SIFAC (module achats / commandes) serait un plus

Connaissances :

• Fonctionnement des administrations publiques et de l'enseignement supérieur • Règles de la commande publique et de la comptabilité publique • Techniques d'élaboration de documents et de communication • Diplôme : baccalauréat ; formation souhaitée en secrétariat ou gestion administrative. • Une expérience dans l'enseignement supérieur serait appréciée

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Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation • Rigueur et fiabilité • Sens relationnel et du service • Autonomie et discrétion

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

En tant qu’employeur responsable, Lyon 1 Université s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :

• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,

• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,

• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,

• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,

• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.

Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.

Pour postuler : Dès que possible

Envoyez un CV et lettre de motivation à : [email protected]

Quotité de 50 % (répartition hebdomadaire à définir). CDD de remplacement pour la durée de l'absence de la titulaire (au moins 3 à 4 mois). Poste sur site, sans télétravail (réceptions et lien avec les fournisseurs). Pics d'activité liés au calendrier universitaire (rentrée, jurys, fin de semestre) ; congés à poser en dehors de ces périodes. Aucun poste à risque.

Vacant à partir du 26/10/2026

Secrétaire