Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d) — Vollzeit mit der Option auf Teilzeit (mind. 60%)

Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Vollzeit mit der Option auf Teilzeit (mind. 60%)

• Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine (VAKA) • unbefristet • ab sofort • Vollzeit • 44.000,00 bis 47.100,00 EUR brutto pro Jahr

Im Bereich Holzbau und Baukonstruktion der Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine beschäftigen wir uns mit Entwicklungen für einen nachhaltigen und kreislaufgerechten Holzbau der Zukunft (mehr Infos: holz.vaka.kit.edu).

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Institutssekretariats • Internationale Kommunikation und Korrespondenz sowie Erstellung von Texten in deutscher und englischer Sprache • Controlling der Mittelzu- und -abflüsse sowie des Personalbudgets • Prüfung und Kontrolle sämtlicher Buchungen • Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Räumlichkeiten • Planung und Organisation der Dienstreisen der Institutsleitung • Organisation von Tagungen und weiteren Veranstaltungen des Instituts • Betreuung von Gästen und Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftlern • Koordination von Personalangelegenheiten • Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitskartei der Institutsmitarbeitenden

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau. • Sie beherrschen die deutsche Sprache stilsicher, Ihre Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind sehr gut. • Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und sind gegenüber neuen Systemen und Software aufgeschlossen. • Sie zeigen eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe. • Sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten. • Sie verfügen über Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team.

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:

Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.

• Individuelle Zusatzleistungen:

Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer unbefristet

Eingruppierung EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr.-Ing. Philipp Dietsch [email protected] 0721 608-42211

Carmen Sandhaas [email protected] 0721 608-43646

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Raquel Carrasco Sanchez Personalservice (PSE) [email protected] +49 721 608-42016

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 27.10.2026 Ausschreibungsnummer: 1209/2026

Published application form: https://jobs.pse.kit.edu/de/jobs/170777/apply

Original vacancy: https://jobs.pse.kit.edu/de/jobs/170777/mitarbeiterin-mitarbeiter-in-der-verwaltung-wmd-vollzeit-mit-der-option-auf-teilzeit-mind-60