Officier d’État Civil – Agent administratif chargé d’accueil (H/F)

Descriptif de l'emploi

Gif-sur-Yvette, une ville proche de Paris où il fait bon vivre et travailler.

Ville de plus de 23 000 habitants, 9 groupes scolaires, 2 collèges, 1 lycée, 9 complexes sportifs, de grandes écoles (CentraleSupélec, ENS Paris-Saclay) et de prestigieux établissements scientifiques.

Commune implantée au cœur du Parc naturel régional de la Haute Vallée de Chevreuse, située à 20 km au sud de Paris, accessible en transports en commun (RER B et plusieurs lignes de bus).

Rejoindre Gif-sur-Yvette, c’est intégrer une ville dynamique en pleine évolution qui propose un panel de métiers dans différents secteurs comme la petite enfance, l'animation, le médico-social, le bâtiment, la voirie, la sécurité, les finances, le sport, la culture, l'état civil...

La ville recrute un Officier d’État Civil – Agent administratif chargé d’accueil (H/F)

Service Citoyenneté – Secteur Usagers et Cérémonies

Cadre d’emplois des adjoints administratifs, catégorie C.

Sous l’autorité de la cheffe du service Citoyenneté et sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du secteur Usagers et Cérémonies, en polyvalence, vous assurerez l’instruction et la constitution des dossiers d’état civil et des opérations funéraires, le traitement des dossiers relatifs aux démarches et formalités administratives, ainsi que l’accueil physique et téléphonique des usagers pour l’ensemble des domaines relevant du service.

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

• La saisie des dossiers ainsi que la remise des documents biométriques nécessitent une habilitation préfectorale,

• La signature liée à la délivrance des actes d’état civil nécessite une délégation du maire qui ne peut être attribuée qu’aux agents titulaires,

• Transversalité avec les services ressources, pour garantir la qualité de l’information délivrée en accueil,

• Rotations régulières entre la mairie principale, la mairie annexe de Chevry et la mairie annexe de Moulon,

• Sur sollicitation du chef de service, participer à la préparation des scrutins (samedi et dimanche d’élection compris),

• Les présences le samedi matin et sur les cérémonies le samedi après-midi sont ponctuelles et organisées dans un règlement interne annexe.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT :

- Poste à temps complet à pourvoir le 1er décembre 2026 ; recrutement par voie statutaire,

- Cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C).

POLITIQUE RESSOURCES HUMAINES ATTRACTIVE :

- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois

- 25 jours de congés annuels + 16,5 RTT + 1 ou 2 jours de fractionnement

- Commune adhérente au Comité National d’Action Sociale (CNAS) : service de billetterie réduit (cinéma, spectacles, sorties culturelles, loisirs...), Amicale du personnel

- Participation aux frais de centres de loisirs, séjours vacances

- Politique d’accompagnement des agents

- Possibilités de formation aux nouvelles dispositions réglementaires et aux nouvelles procédures

- Participation à la prévoyance

- Participation à la mutuelle

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES :

État civil (naissances, reconnaissances, mariage, PACS, décès) :

• Instruction, constitution et délivrance des actes,

• Mise à jour des registres : transcriptions, avis de mention,

• Réponses COMEDEC,

• Livret de famille,

• Assister les élus lors des cérémonies de mariage.

Funéraire :

• Vente et renouvellement de concessions,

• Avis de décès,

• Réponses de premier niveau aux opérateurs funéraires et aux familles.

MISSIONS SECONDAIRES :

Instruction des démarches de 1er niveau :

• Accueil et renseignement du public en matière de vie citoyenne : état civil, titres, élections, cimetières…,

• Gestion des dossiers biométriques (CNI et passeports),

• Attestations d’accueil,

• Inscriptions sur les listes électorales,

• Légalisation de signatures, certification conforme pour l’étranger,

• Recensement militaire,

• Démarches diverses.

Accueil général et téléphonique de la mairie :

• Délivrance de l’information de premier niveau, dans le respect des techniques d’écoute et d’accueil,

• Orientation vers les services compétents pour les demandes spécifiques,

• Renseignements divers.

Profils recherchés

COMPÉTENCES REQUISES :

Savoir-faire / compétences techniques :

• Maîtrise et respect des procédures de travail, des logiciels et des outils bureautiques utilisés dans le service,

• Qualités rédactionnelles.

Savoir-être :

• Sens de l’accueil et aisance relationnelle,

• Esprit d’équipe et polyvalence,

• Organisation, rigueur, ponctualité, respect des délais,

• Disponibilité.