Officier(ère) d'état civil - Agent(e) d'accueil du Guichet Unique (F/H)

Descriptif de l'emploi

Vous souhaitez exercer un métier utile, au contact direct des habitants, au cœur du service public local ? Vous aimez l'accueil, la rigueur administrative et le travail en équipe ?

La Ville de Vaison-la-Romaine recrute un(e) officier(ère) d'état civil / agent(e) d'accueil pour son Guichet Unique, véritable porte d'entrée des services municipaux. Placé(e) sous la responsabilité directe du ou de la Chef(fe) du Pôle Proximité, vous rejoignez une équipe de 6 agents aux missions variées : accueil du public, état civil, élections, titres sécurisés, recensement citoyen, cimetière, forains et marchés.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et information du public

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers, physiquement et par téléphone, avec courtoisie et pédagogie ;

• Assurer la prise en charge des demandes et des formalités administratives courantes (attestations, légalisations de signature, certificats, etc.) ;

• Assurer, par roulement avec l'équipe, les permanences du samedi matin ;

• Contribuer à la qualité de l'accueil et à l'amélioration continue du service rendu.

État civil

• Rédiger, enregistrer et mettre à jour les actes d'état civil (naissance, mariage, décès, PACS, etc.) ;

• Délivrer les copies et extraits d'actes, gérer les mentions marginales et les demandes de livrets de famille ;

• Instruire les dossiers de mariage, de PACS, de changement de nom ou de prénom et les déclarations diverses ;

• Assurer les transcriptions et les relations avec les administrations partenaires (greffes, parquet, consulats, officiers d'état civil d'autres communes) ;

Titres sécurisés et recensement citoyen

• Recevoir les usagers sur rendez-vous pour les demandes de cartes nationales d'identité et de passeports ;

• Assurer le recensement citoyen et le suivi des attestations.

Élections

• Gérer les inscriptions, radiations et modifications sur les listes électorales ;

• Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins (cartes électorales, procurations, listes d'émargement, permanences).

Missions complémentaires

• Participer à la gestion administrative du cimetière communal ;

• Assurer la polyvalence au sein du Guichet Unique pour garantir la continuité du service.

Profils recherchés

Nous recherchons une personne rigoureuse, qui allie sens du service public et qualités humaines.

Savoirs et savoir-faire

• Connaissance de l'état civil, des élections et du fonctionnement des collectivités territoriales, ou volonté de vous former rapidement ;

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques ; la connaissance de Citrix Arpège, Mélodie (état civil), Adagio (élections) et Daurémi est un atout ;

• Bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques.

Savoir-être

• Sens de l'accueil, écoute, patience et diplomatie ;

• Rigueur, sens de l'organisation, respect des délais et des procédures ;

• Discrétion et respect du secret professionnel ;

• Esprit d'équipe, adaptabilité et polyvalence ;

• Disponibilité, notamment le samedi matin par roulement et lors des périodes électorales.

Une expérience en collectivité territoriale, en état civil, en élections est indispensable.

Conditions de recrutement

• Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C) ;

• Temps complet 37h30/hebdomadaires ;

• 14 ARTT annuel ;

• Permanences le samedi matin par roulement ;

• Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime de fin d'année, CNAS, titres-restaurant, participation à la mutuelle santé et/ou à la prévoyance ;

• Disponibilité requise lors des périodes électorales.