Officier état civil et adjoint au responsable H/F

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la responsable du service à la population, vous serez chargé-e :

- Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions dévolues à un officier d’état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil).

- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, d’instruire les dossiers relatifs à l’état civil, et aux élections, recensement de la population et la délivrance des passeports et carte d’identité.

Ce poste évoluera vers un poste de responsable du service

Missions / conditions d'exercice

ETAT CIVIL :

- Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;

- Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance)

- Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention) ;

- Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;

- Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;

- Légalisation de signature, certification conforme de copie ;

- Effectuer une veille règlementaire sur l’état-civil.

DELIVRANCE PASSEPORTS ET CNI

- Assurer l'accueil, l'instruction des demandes et la délivrance des passeports et CNI dans le respect des procédures légales et des délais imposés.

ELECTIONS :

- Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;

- Suivre les circulaires préfectorales ;

- Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;

- Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;

- Envoyer les cartes électorales ;

- Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection ;

- Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;

CIMETIERE :

- Suivi et la gestion administrative et financière des sépultures et concessions funéraires dans les cimetières

- Préparation et délivrance des autorisations funéraires,

- Veille au respect du règlement du cimetière

- Information des administrés dans le domaine des affaires funéraires

- Délivrance de diverses autorisations en matière funéraire (dont autorisation d’inhumation et de crémation)

ACCUEIL DU PUBLIC :

- Accueil physique et téléphonique du public

- Orientation et information des usagers sur les démarches administratives

- Réception et transmission des demandes aux services concernés

- Prise de rendez-vous pour les demandes de passeports et cartes nationale d’identité

MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) :

- Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service ;

- Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité ;

- Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.

Profils recherchés

- Expérience similaire exigée ;

- Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis ;

- Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;

- Disponibilité et sens du travail en équipe ;

- Maîtriser des outils informatiques et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, application ANTS, COMEDEC) ;

- Sens affirmé du service public ;

- Excellente présentation ;

- Polyvalence et flexibilité ;

- Capacité à travailler en équipe ;

- Capacité d’écoute ;

- Rigueur, organisation et disponibilité ;

- Autonomie ;

- Discrétion