PREF 42 - Assistante de direction auprès des membres du corps préfectoral

Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales sont exercées au profit des membres du corps préfectoral :

• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet préfectoral et le traitement des sollicitations des interlocuteurs institutionnels, élus, partenaires et usagers.

• Garantir la gestion et le suivi des messageries électroniques du préfet et du directeur de cabinet, en assurant l’analyse, la priorisation et l’orientation des courriels vers les membres du corps préfectoral ou les services compétents de l’État.

• Assurer la gestion et la coordination des agendas du préfet et du directeur de cabinet, en veillant à l’optimisation des rendez-vous et déplacements.

• Piloter le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que le suivi des invitations, dans le respect des délais et des priorités définies par le cabinet.

• Préparer les dossiers nécessaires aux audiences, réunions, déplacements et manifestations officielles.

• Organiser les réunions du cabinet préfectoral : planification, convocations, préparation des supports et suivi logistique.

• Assurer l’organisation logistique et protocolaire des déjeuners, dîners et réceptions officielles, en lien avec la résidence préfectorale et le bureau du cabinet.

• Travailler en binôme avec une autre secrétaire.

• Développer et entretenir des relations fonctionnelles régulières avec l’ensemble des services de la préfecture, les sous-préfectures, les services déconcentrés de l’État ainsi que les partenaires institutionnels extérieurs.

• Veiller à la circulation fluide de l’information entre le cabinet, le corps préfectoral et les services de l’État, en garantissant la confidentialité des échanges et le respect des procédures administratives.

Votre environnement professionnel : Cabinet du Préfet de la Loire

Activités du service

Composition et effectifs du service : 36

Liaisons hiérarchiques : Monsieur le préfet, Monsieur le directeur de cabinet, Monsieur le chef de cabinet

Liaisons fonctionnelles : Monsieur le chef de cabinet

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise requis Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser - niveau maîtrise requis Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise requis Avoir l'esprit de synthèse - niveau pratique requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines - niveau pratique requis savoir communiquer - niveau maîtrise requis savoir s'adapter - niveau maîtrise requis

Éléments de candidature

Personnes à contacter

[email protected]

Localisation administrative et géographique / Affectation : Cabinet du Préfet de la Loire – 2 rue Charles de Gaulle – 42000 Saint-Etienne

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) : Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant : https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : contraintes horaires liées à un poste d’un secrétariat particulier

Qui contacter ? M. BUIRON Willy - [email protected] Mme Annie TRUCHET - [email protected]

Pour toutes questions vous pouvez contacter le 04 77 48 47 01

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement

- Lien vers le formulaire de mobilité (CTRL + Clic) :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Fondement juridique : 2° de l’article L332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique

Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2027

Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres