Renfort 2 mois - Assistant de direction au secrétariat mutualisé de la SDIMP (F/H) H/F

Vos missions en quelques mots

L’assistant (e) de direction est placé (e) sous la responsabilité directe du sous-directeur, l’assiste dans l’organisation quotidienne de son travail. Il/ elle rend compte régulièrement de ses actions.

Les fonctions du secrétariat de la sous-direction consistent à :

Missions partagées :

· Organiser les réunions de la SDIMP ;

· Préparer les ordres du jour des réunions ;

· Gérer l’agenda ;

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· Accueillir physiquement les visiteurs ;

· Veiller à la circulation et à la traçabilité des courriers et parapheurs et au retour des documents ;

· Gérer et filtrer les appels téléphoniques ;

· Gérer et actualiser les contacts ;

· Enregistrer les courriers, notes et autres documents ;

· Coordonner les dossiers transversaux de la sous-direction ;

· Elaborer et diffuser des comptes rendus ;

· Préparer et constituer des dossiers ;

· Rédiger des courriers courants, mise en forme et correction de notes ;

· Mettre à jour les documents de la sous-direction ;

· Procéder aux commandes des fournitures de bureaux pour la sous-direction ;

· Actualiser les procédures du secrétariat.

Profil recherché

Savoirs :

· Solide connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, ...) ;

· Connaissance des procédures administratives ;

· Connaissance de l'environnement professionnel.

Savoir-faire :

· Maîtrise parfaite de l’orthographe ;

· Capacités rédactionnelles ;

· Capacité à anticiper, à identifier les priorités et à rendre compte.

Savoir être :

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· Rigueur ;

· Méthode ;

· Réactivité ;

· Sens de l'organisation ;

· Discrétion ;

· Qualités relationnelles ;

· Sens affirmé du contact et aisance dans le dialogue à tous niveaux.

Plage horaire : 9h00 à 18h30. Auto-remplacement

Cycle de travail : 37h00 avec système de badge (25CA, 11 ARTT)

Vous pourrez profiter d’une politique d’actions sociales et de mesures RH attractives (crèche, mutuelle et prévoyance, remboursement du transport à 75%, etc) ainsi que des activités de nos associations culturelles et sportives.

Vous travaillerez sur nos sites réunis dans le quartier des Invalides à Paris, facilement accessibles en transports : métro 8, 13, 10 et 6.

Vacant à partir du 02/11/2026

Secrétaire