Responsable administatif et financier

Descriptif de l'emploi

La direction des Affaires culturelles de la ville de Grenoble est composée de six équipements (musée, musée Stendhal, muséum, théâtre, conservatoire, bibliothèque) et de trois services centraux (événementiel, administration générale et développement culturel et artistique). La Direction accompagne près de 200 opérateurs culturels et assure le suivi des établissements en gestion déléguée.

Le service événementiel de la Ville, rattaché à la Direction des Affaires Culturelles (DAC), conçoit et met en œuvre des manifestations et animations destinées au grand public principalement sur l’espace public (Fête des Tuiles, Cabaret Frappé, Eté oh ! Parc, Printemps du livre – résidences d’auteur, Marché de Noël, thés dansants, etc.), et organise des événements institutionnels (14 juillet, vœux aux habitants…).

Le service apporte également un appui aux autres directions de la Ville dans le cadre de la mise en œuvre de leurs événements. Enfin, il pilote le fonctionnement du Palais des sports et de la salle Messiaen qui constituent une unité du service.

L’équipe permanente du service est constituée d’une équipe projet qui compte 3 chargé·e·s de projets (catégorie A) et 3 coordinateur.ices de projets (catégorie B) ; d’un pôle ressource constitué du ou de la RAF, d’une gestionnaire administrative et financière (catégorie B) et d’une assistante administrative (catégorie C) ; un responsable technique (catégorie A) et de trois agents au sein de l’unité palais des sports / salle Olivier Messiaen (catégories A et B). Elle s’étoffe régulièrement avec des renforts en fonction des besoins des projets.

Missions / conditions d'exercice

Sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service évènementiel, vous contribuez à la régularité et de l’optimisation des actes et des procédures du service évènementiels.

Appui à la cheffe de service sur la gestion de l’équipe (permanents et non-permanents):

Contrôle de l’organisation et du temps de travail des agent·e·s dans le respect de la réglementation du travail et des dispositions propres au service (règlement annualisé du temps de travail, astreintes d’exploitation, etc.)

Suivi du processus d’embauche des agents non permanents, dans le respect des procédures établies et en particulier dans le respect des règles spécifiques aux techniciens intermittents du spectacle : suivi des prévisions de recrutement en cohérence avec la grille de rémunération applicable et les règles du GUSO, le budget alloué et les règles d’organisation des exploitations, contrôle des déclarations préalables des embauches et des éléments variables de paie en appui aux équipes projets

Rôle d’alerte sur la réglementation du travail et de la prévention des risques professionnels ; suivi des habilitations et du plan de formation.

Élaboration, suivi et contrôle des actes administratifs:

Pilotage du processus d’élaboration et de suivi des délibérations et des actes administratifs encadrant l’activité du service (conventions de partenariat, conventions d’occupation du domaine public, grilles tarifaires, etc.)

Contrôle du respect des règles d’occupation du domaine public dans les procédures de mise en concurrence pilotées par le service

Correspondant·e achat du service : garant·e du respect des principes de la commande publique et de la bonne gestion des deniers publics. Planification, suivi et contrôle des achats

Suivi des démarches d’attribution de numéros de licence d’entrepreneur du spectacle

Rédaction de notes administratives, procédures, compte-rendus

Veille juridique et réglementaire

Pilotage des ressources des évènements et du service:

Préparation des étapes budgétaires (budget primitif, décisions modificatives, écritures de fin d’exercice) sur le budget du service évènementiel (budget principal) et sur le budget du Palais des Sports/O Messiaen (budget annexe – activité économique). Suivi de l’exécution financière et budgétaire

Contrôle et suivi des enveloppes budgétaires qui sont pilotées par les chargé·e·s de projets évènementiels

Pilotage d’un Plan Pluriannuel d’Investissement en dialogue avec la direction de l’Immobilier Municipal et de l’Énergie pour le volet travaux et en lien avec l’équipe du Palais et la direction des Affaires culturelles pour les matériels techniques et les petites opérations d’aménagement

Élaboration, mise à jour des outils de suivi et de pilotage des ressources du service (masse salariale, crédits généraux en fonctionnement, investissement…)

Élaboration et actualisation de tableaux de bords et de documents d’analyse de l’activité du service, comprenant également des activités économiques (Palais des Sports, Olivier Messiaen, Marché de Noël) sur lesquelles une analyse et un suivi de l’équilibre économique sont attendus

Appui au service dans la recherche de recettes extérieures

Relations fonctionnelles :

Relation avec les fonctions ressources support au sein de la collectivité

Travail en lien étroit avec les chargés de projets et les coordonnateurs de projets

Profils recherchés

Excellente connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel

Maîtrise du cadre juridique, budgétaire et de la comptabilité publique

Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale, expérience de la production de contenus sur tous supports

Esprit d’analyse et de synthèse, capacité à assurer un reporting, organisation, rigueur

Capacité à travailler en autonomie dans un esprit collaboratif et d’ouverture, avec des publics divers, professionnels, institutionnels

Savoir rendre compte et alerter

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (libre office)

Organisation, rigueur, sens de l’écoute, capacité à travailler en équipe, devoir de réserve, diplomatie

Capacité à représenter la collectivité face à des interlocuteurs variés

Connaissance du statut des intermittents