Responsable Administratif d'UFR F/H (réf. LEA-1-RE27)

Vos missions en quelques mots

Fonctions : Responsable administratif ou administrative d’UFR Catégorie : A Corps : IGE BAP : J Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD d’un an).

A pourvoir à compter du 1er septembre 2026.

Missions :

Sous la responsabilité du directeur ou de la directrice de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, la-le responsable administratif.ve doit assurer l’organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des enseignements tant au niveau Licence que Master de l’UFR À l’intersection entre les enseignants, les étudiants, l’équipe administrative, les services centraux de la faculté et les partenaires institutionnels de l’UFR, il/elle veille à ce que les relations de travail soient efficaces et harmonieuses.

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Activités principales :

Encadrement et animation d’équipe

• Assurer la bonne répartition des tâches au sein de l’équipe administrative placée sous sa responsabilité • Assurer la coordination et le bon fonctionnement de l’équipe • Gérer la carrière des agents de l’équipe administrative (entretiens professionnels, tableaux d’avancement et listes d’aptitudes)

Gestion administrative et comptabilité avec l’aide de l’équipe administrative

• Assurer le suivi du budget, alternance comprise, et préparer les dialogues de gestion • Procéder aux commandes et enregistrer les dépenses liées aux achats de matériel bureautique, de biens mobiliers et d’ouvrages, assurer la la validation des missions • Assurer le paiement des vacations administratives, des emplois-étudiants et des heures complémentaires • Assurer le suivi des conventions auxquelles est associée l’UFR • Mettre en place des indicateurs conformément aux demandes de la gouvernance universitaire

Gestion pédagogique

• Organiser les inscriptions pédagogiques et leur suivi sur Apogée et sur IP WEB • Organiser les examens des différentes sessions et de toutes les opérations qui y sont attachées • Participer aux calcul des examens d’Abu Dhabi • Participer à l’élaboration des emplois du temps des enseignements et du planning d’occupation des salles • Participer aux recrutements des étudiants via les différentes plateformes (Parcoursup, ECandidat, Mon Master…..) • Gestion des absences et certification des résultats pour les alternants en lien avec Formasup • Participer à l’élaboration des maquettes, y compris alternance et Abu Dabi, lors du renouvellement quinquennal

Accueil et communication

• Accueillir les étudiants et les enseignants • Assurer l'interface entre les étudiants et les enseignants • Assurer l’interface entre les enseignants et les services administratifs centraux • Réceptionner les informations pertinentes et les diffuser sur le site internet et par voie d'affichage • Participer aux journées Portes Ouvertes

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

• Maîtrise de l’environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés : une bonne maîtrise d’apogée est absolument indispensable • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire requis :

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• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe • Savoir rendre compte • Maitriser les logiciels bureautiques • Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie • Rechercher l’information, la vérifier et la classer • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels • Autonomie, méthode et rigueur • Sens de l’anticipation, de l’organisation et de la coordination • Aptitude à travailler en équipe • Disponibilité, discrétion et confidentialité • Sens du contact et des relations humaines • Polyvalence et capacité d’adaptation • Savoir gérer la pression

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD d’un an).

A pourvoir à compter du 1er septembre 2026.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence LEA-1-RE27 à l'adresse mail : [email protected]

Vacant à partir du 01/09/2026

Responsable de service de scolarité