Responsable administratif d'UFR

Vos missions en quelques mots

Sous l’autorité directe du Directeur de l’UFR06, le/la Responsable administratif/ve assure le pilotage des services administratifs de la composante dont Il/elle assume l’encadrement, l’organisation et la coordination. Il ou elle participe au développement de la structure dans le cadre du POF Projet Offre de Formation, en cohérence avec les orientations stratégiques du département et de l’Université Paris 1, garantissant l’optimisation des ressources et le respect des procédures dans un environnement dynamique et exigeant. Comme tous les personnels BIATPSS, il est placé sous l'encadrement du Directeur général des services auquel il rend également compte.

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L’UFR06 Gestion et Économie d’Entreprise est constitué de 8 pôles administratifs transversaux.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1° PILOTAGE ET MANAGEMENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS DE L’ÉCOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE

Encadrement de l’équipe administrative, organisation des missions, gestion des carrières et des recrutements, conduite des entretiens professionnels, résolution des conflits et prévention des risques psychosociaux.

2° AIDE AU PILOTAGE DE LA COMPOSANTE, CONSEIL ET ACCOMPAGNEMENT DU DIRECTEUR DE LA COMPOSANTE DANS L’ORIENTATION STRATÉGIQUE DE LA POLITIQUE DE L’ÉCOLE DE MANAGEMENT DE LA SORBONNE

Contribution au pilotage de la composante en formulant des propositions et en sécurisant les activités sur le plan juridique. Représentation du directeur pour les questions administratives, préparation et suivi des instances, accompagnement des projets stratégiques (HCERES, dialogues de gestion, projet d’établissement). Gestion des partenariats et participation aux accréditations internationales (AACSB, EQUIS).

3° GESTION ADMINISTRATIVE ET EN SCOLARITÉ

Supervision des admissions, inscriptions, plannings et examens, accompagnement des étudiants (dont internationaux) et suivi des enseignants. Production d’indicateurs, représentation auprès des instances, actions de communication et amélioration continue des procédures dans le respect des normes et de la qualité des données.

4° PILOTAGE BUDGETAIRE

Contribution à l’élaboration et au suivi du budget, gestion des conventions et des engagements financiers, supervision de la facturation et du recouvrement, participation à la recherche de financements (taxe d’apprentissage) et suivi des marchés publics et contrats avec les prestataires.

Profil recherché

Savoirs (Connaissances)

Réglementation : Droit de la fonction publique et statut des personnels de l’enseignement supérieur. Règles de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire. Cadre juridique des marchés publics et des conventions. Environnement professionnel : Connaissance des enjeux du management et de l’enseignement supérieur. Maîtrise des processus administratifs d’une école ou d’un établissement public.

Savoir-faire (Compétences techniques)

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Gestion financière : Élaboration et suivi de budgets. Maîtrise des outils : SIFAC, APOGEE, PEGASE, Excel avancé. Gestion administrative : Pilotage des procédures RH, scolarité et logistique. Rédaction de notes, comptes-rendus et rapports. Management : Animation d’équipe, gestion des conflits, évaluation des performances. Outils bureautiques : Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Outils collaboratifs (SharePoint, ZoomWorkplace, Teams, etc.).

Savoir-être (Compétences comportementales)

Organisation et méthodologie : Capacité à prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément. Leadership : Aptitude à motiver, fédérer et accompagner une équipe. Adaptabilité : Réactivité face aux changements et aux imprévus. Relationnel : Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, partenaires, services centraux). Rigueur et discrétion : Respect des confidentialités et des engagements. Esprit d’initiative : Proposition d’améliorations et anticipation des besoins.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

Le/la responsable administratif/ve (H/F) travaille en étroite collaboration avec de nombreux services de l’Université, parmi lesquels :

• La direction générale des services

• La direction des affaires financières et du budget (DAFB)

• La direction des études et de la vie étudiante (DEVE)

• La direction des ressources humaines (DRH)

• L’agence comptable de l’établissement (AC)

• La direction des affaires juridiques (DAJI)

• La direction des relations internationales (DRI)

• La direction des partenariats entreprises et de l’insertion professionnelle (DPEIP)

• Les autres composantes de l’Université

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Disponibilité : Horaires flexibles en période de forte activité (rentrée, examens, clôture budgétaire). Mobilité : Déplacements ponctuels sur les différents sites de l’EMS ou de l’Université.

Polyvalence : Gestion de dossiers variés (finance, RH, logistique, partenariats). Environnement dynamique : Collaboration avec des acteurs internes (direction, enseignants, étudiants) et externes (entreprises, institutions). Périodes intenses : Pic d’activité lors des rentrées universitaires, des campagnes budgétaires, des examens et des événements. Exigence de rigueur : Respect des délais, des règles comptables et de la confidentialité. Adaptation constante : Évolution des réglementations, des outils et des besoins de l’école.

Vacant à partir du 01/09/2026

Responsable de service de scolarité